1/2018

Henkilöstötiedot siirtyvät yhteisessä pilvipalvelussa

14.1.2018

220 000 siirtyvää työntekijää yli 350 luovuttavalta työnantajalta. Vastaanottajana 18 uutta työantajaa. Henkilöstön siirtyminen kunnilta ja kuntayhtymiltä uusiin maakuntiin on prosessi, jossa liikkuu valtavasti tietoa.

Millainen urakka satojen tuhansien työntekijöiden tietojen siirtäminen on? Miten se käytännössä tapahtuu ja millaisella aikataululla?


Varsinaisiin tositoimiin henkilöstötiedon siirrossa päästään, kun sote- ja maakuntauudistusta koskeva lainsäädäntö astuu voimaan.


– Monin paikoin on jo tosin tehty suppeampia vakanssipohjaisia esiselvityksiä omiin tarpeisiin, neuvottelupäällikkö Henrika Nybondas-Kangas KT Kuntatyönantajista kertoo. Hän vetää KT:n muutostukiryhmää.


Ensimmäinen etappi henkilöstön siirrossa on lokakuussa. Silloin valmistuu ensimmäinen kokonaisvaltainen selvitys siirtyvästä henkilöstöstä. Sen teko käynnistyy kunnissa ja kuntayhtymissä heti lakiuudistuksen jälkeen.


– Selvityksessä kerätään muun muassa palkansaajan palkkatekijöitä, vuosilomaa, työajan pituutta ja muita palvelussuhteita koskevia tietoja Nybondas-Kangas luettelee.


– Näin varmistetaan, että palkan ja etuuksien maksu tapahtuu maakunnissa oikein tammikuussa 2020.

Yhdenmukaista tietoa

Kunnat ja kuntayhtymät saavat ohjeet henkilöstöselvityksen tekemiseen kesän kynnyksellä.


– Ohjeet keskittyvät tietojen keräämiseen, täyttämiseen ja tiedostojen tekniseen toimittamiseen. Tavoite on, että heti ensi metreillä tietoa välittyy mahdollisimman oikein, jotta vältyttäisiin uudelleenkyselyiltä, Nybondas-Kangas kertoo.


Tiedonsiirtoon kunnat ja kuntayhtymät saavat käyttöönsä yhteisen työkalun. Sen toteuttaa ohjelmistopalveluja tuottava FCG Talent Oy (ent. FCG Kuntarekry Oy ja FCG Elbit Oy).


– Kyseessä on palvelukanava, johon kuntien ja kuntayhtymien nimetyt henkilöt pääsevät lataamaan henkilöstötietoja koskevia tiedostoja. Me otamme tiedostot vastaan kansallisesti keskitettyyn pilvipalveluun, liiketoiminnan kehittämisestä vastaava johtaja Misa Leiber FCG Talentista kertoo.


Saman pilvipalvelun kautta saavat maakunnat oman alueensa henkilöstötiedot käyttöönsä aikanaan, kun maakunnat lakiuudistuksen jälkeen aloittavat toimintansa.


FCG Talent testaa uutta palvelukanavaa valittujen käyttäjien kanssa huhtikuussa. Palvelu on valmis kuntien ja kuntayhtymien käyttöön kesän alussa, kun henkilöstötiedon esiselvitys käynnistyy.


Tietoturva ja käytettävyys ovat palvelun keskeisiä elementtejä.


– Tiedot ovat suojatussa tietokannassa, johon vain nimetyillä henkilöillä on pääsy. Käyttöliittymä on helppo. Sen avulla voi filteröidä tietoja ja ottaa erilaisia raportteja vaivatta, Leiber kuvailee.


– Yhteinen palvelu on välttämätön työkalu. Se tekee maakuntien alueella tapahtuvasta tiedonkeruusta yhdenmukaista ja vertailukelpoista. Uusille maakunnille on tärkeää päästä mahdollisimman kattavan tiedon varassa suunnittelemaan toimintaa ja työnantajavelvoitteita, Nybondas-Kangas jatkaa.

Liikkeelle ajoissa

Nybondas-Kangas kannustaa kuntia ja kuntayhtymiä tutustumaan tiedonsiirtotehtävään ja ohjeisiin heti, kun ne ovat keväällä saatavilla. Sekä varautumaan elo-syyskuussa tehtävään työhön.


– Työn laajuus riippuu siirtyvän sote-henkilöstön määrästä. Osalla kunnista kyse voi olla muutaman henkilötyövuoden tietojen täyttämisestä, toisilla 20 000 henkilötyövuodesta. Kuntaliitoksia tehneet kunnat tietävät, että edessä voi olla viikkojen urakka, Nybondas-Kangas pohtii.


KT Kuntantyönantajat toimii tukena muutosprosessissa.


– Asiantuntijamme neuvovat niin henkilöstöä luovuttavia kuntia ja kuntayhtymiä kuin henkilöstöä vastaanottavia maankuntatyöantajia, Nybondas-Kangas muistuttaa.


– Myös me voimme tarjota kunnille lisäpalveluna apua tiedonkeruutyössä, jos henkilöstötiedot eivät ole ajan tasalla tai henkilöresursseja työn tekemiseen on niukasti, Leiber FCG Talentista lupaa.


Henkilöstön siirtyminen on valtava muutos, joka ravisuttelee sekä luovuttavia että vastaanottavia työnantajia. Hyvä yhteishenki kaikkien osapuolten kesken on asia, jota Nybondas-Kangas korostaa muutoksen keskellä.


– Yhteistyö kuntien ja kuntayhtymien sekä maakuntien välillä on tärkeä asia, erityisesti kun lait astuvat voimaan.


– Muutos vaatii myös henkilöstön osallistamista. Oikea-aikainen tieto ja se, että ammattilaiset saavat itse osallistua oman työnsä puitteissa muutoksen tekemiseen hälventää henkilöstön epävarmuutta.


– Kyse on kaikkien yhteisestä muutoksesta, ei vain prosessin omistajien muutoksesta. Hyvä yhteishenki ja yhteistyö takaavat onnistuneen muutoksen, Nybondas-Kangas rohkaisee.

Henkilostötietojen siirtyminen

Henkilöstön siirtyminen maakuntiin.


Teksti Katariina Kääpä
Kuva Jarmo Teinälä


Lisää aiheesta