Keski-Suomen sairaanhoitopiiri ottaa vakavasti perehdytyksen haasteet
Perehdytyksen onnistumisella on nähty suoria yhteyksiä hoitotyön laatuun ja se on myös rekrytointivaltti. Keski-Suomen sairaanhoitopiiri (KSSHP) otti käyttöön FCG:n kehittämän Intro-työkalun 2019 keväällä. Intron avulla haluttiin kehittää erityisesti tehtäväkohtaista perehtymistä.
KSSHP:n arviointiylihoitaja Jaana Peltokoski ja kliinisen hoitotyön asiantuntija Niina Ylönen-Käyrä ovat yhtä mieltä siitä, että helppokäyttöinen sähköinen työkalu auttaa perehdytyksen aikatauluttamisessa, mahdollistaa yksilöllisemmän perehdytysprosessin ja parantaa laatua.
– Olemme tunnistaneet perehdytyksen haasteet. Se ei ollut meillä suunnitelmallista eikä sitä arvioitu systemaattisesti. Meillä ei ollut tietoa perehdytysten toteutumisesta. Intron avulla halusimme kehittää erityisesti tehtäväkohtaista perehdytysprosessia, Jaana Peltokoski kertoo.
Perehdytys ei perustunut osaamiseen
KSSHP:llä oli aiemmin erilaisia perehdytysmateriaaleja ja perehdytyslomakkeita. Yksiköt käyttivät niitä kukin tavallaan.
– Perehdytysprosessit eivät perustuneet yksilöllisyyteen tai henkilön osaamiseen, vaan perehdytys eteni samalla kaavalla taustasta riippumatta, Niina Ylönen-Käyrä jatkaa.
– Prosessin aikana työntekijä joutui käsittelemään suuren määrän tietoa kerralla. Nyt tavoitteemme on, ettei tietoa enää kaadeta niskaan ämpärillä, vaan perehdytys jaetaan pitemmälle aikavälille.
– Haimme myös työkalua, jolla esimiehen olisi helpompi jäsentää prosessia ja varmistaa reaaliaikaisella seurannalla, että kaikki asiat tulevat käsiteltyä. Samalla myös henkilölle itselleen haluttiin antaa mahdollisuus perehdytyksen etenemisen seurantaan.
Perehtymisprosessin seuraaminen sähköisestä työkalusta lisää vastuuta omasta perehdytyksestä.
– Sähköinen työkalu mahdollistaa myös ennakoivan perehdytyksen. Tämä tarkoittaa sitä, että uusi työntekijä pääsee käsiksi tietoihin jo ennen ensimmäistä työpäivää. Työntekijä tietää, mitä odottaa työsuhteen alulta.
Jaana Peltokoski ja Niina Ylönen-Käyrä ovat huomanneet, että perehdytys on myös rekrytointivaltti ja laatumittari kiristyvillä työntekijämarkkinoilla.
Intron käyttöönoton vaiheet Keski-Suomen keskussairaalassa
Intron käyttöönotto porrastettiin KSSHP:ssä. Siten pyrittiin varmistamaan sisällöltään toimiva työkalu ja sen käytön hyvä hallinta. Etuna on myös ensikäyttäjien palaute, jonka perusteella on kehitetty mm. mallipohjien sisältöä ja ohjelman käytettävyyttä.
– Kevään 2018 pilottivaiheeseen lähti mukaan kolme vuodeosastoa, joilla kesäsijaiset perehdytettiin Introlla. Nyt käyttö on laajentunut sairaalapalveluiden vuodeosastoihin ja hoitokeskukseen. Tavoitteena on, että käyttöä laajennetaan myös muihin palvelualueisiin ja ammattiryhmiin. Innokkaimmat ovat jo kyselleetkin, milloin saavat Intron käyttöön omissa yksiköissään, Niina sanoo.
Käyttöönotto on vaatinut suunnitelmallisuutta ja henkilöresursseja. Yksikön perehdytysprosessi purettiin palasiksi ja sen johdonmukaisuus varmistettiin. Ilman näitä toimia Intron hyötyä ei saada täysmääräisesti käyttöön.
– Räätälöityjen perehdytysmallien tekeminen vie aikaa ja vaatii suunnittelua. Olemme luoneet kaikille yksiköille yhteisen perusosan perehdytykseen. Siihen lisätään yksikön tehtäväkohtainen perehdytys. Näin varmistamme, että peruslaatu perehdytyksissä pysyy samanlaisena. Perusosan tasalaatuisuus ei vähennä yksilöllisyyden vaatimusta.
Mallipohjien luomisessa ja ohjelman käyttöönotossa yksiköissä esimiesten rooli oli merkittävä. Kehitysvaiheessa he toimivat pääkäyttäjien kumppaneina, organisoivat perehdytysmallien purkua ja Intron käyttöönottoa. Lisäksi he käynnistivät aktiivisesti perehdytysprosesseja.
– Käyttökokemukset ovat olleet positiivisia. Kukaan ei ole halunnut palata vanhaan katoavien paperilomakkeiden aikaan.
Sekä perehdytettävät että perehdyttäjät ovat kokeneet ohjelman hyväksi ja toimivaksi työkaluksi.
– Olemme voineet tuoda esiin omia ideoitamme ja käyttökokemuksia. FCG Talentin Intro-tiimi on ollut apuna ja chat-palvelun kautta vastaukset on saatu nopeasti, Jaana jatkaa.
Uusia toiminnallisuuksia ja hyötyjä perehdytykseen
Intro on tuonut uusia toiminnallisuuksia perehdyttämiseen ja sitä myötä myös etuja. Kokonaisuudessaan se on ryhdistänyt perehdytysprosessien etenemistä.
– Intro on mahdollistanut paremman reaaliaikaisen seurannan ja esimiesten tiiviimmän osallistumisen perehdytysprosessiin. Se on tuonut ryhtiä ja jämäkkyyttä perehdytyksiin. Perehdytykset ovat järjestelmällisempiä kuin paperiaikaan. Kaikki tieto on vain muutaman klikkauksen päässä.
– Muistilistat ja materiaalit kulkevat mukana mobiilisti. Esimiehet ja perehdyttäjät saavat tiedot ja muistutukset tehtävistä sähköpostiinsa. Prosessia voidaan tarvittaessa muokata kesken matkan, Jaana jatkaa.
Perehdytyksen tulevaisuus
Perehdytys on jo nyt noussut tärkeäksi mittariksi sotealan rekrytoinneissa ja sen merkitys tulee jatkossa vain kasvamaan. Tulevaisuudessa perehdytysprosessia kehitetään yhä yksilöllisempään suuntaan. Sähköisten työkalujen uskotaan myös tukevan entisestään perehdytysprosessien tehostamista.
– Lähtötilanteen arviointi korostuu perehdytyksen suunnittelussa. Henkilön tausta ja työkokemus täytyy ottaa huomioon. Perehdytyksistä tulee suunnitelmallisempaa ja tavoitteellisempaa sekä perehdyttäjän että perehtyjän osalta. Vuorovaikutus korostuu. Seuranta ja raportointi luovat tietä perehdytyksen kehitykselle kokonaisuutena, kertoo Jaana.
– Perehdytysprosessin sisällön kehittäminen on keskeistä. Vaikka teknologia auttaa, mikään ei voi korvata ihmisten tietotaitoa ja ohjausosaamista perehdytyksessä. Asiantuntijoiden hyödyntäminen ja yhteisten toimintamallien luominen auttavat myös jatkossa, Niina sanoo.
Ota yhteyttä asiantuntijoihimme
