Asiakastarina

Kymenlaakson hyvinvointialueella panostetaan jatkuvaan perehdytyksen kehittämiseen

Kymenlaakson hyvinvointialueella työskentelee noin 7000 työntekijää sosiaali-, terveys-, opiskeluhuollon ja pelastustoimen palveluissa. Organisaatio on iso, ja eri toimialoja sekä tehtävänkuvia löytyy laaja kirjo. Tämä tuo osakseen haasteita tasalaatuisen perehdytyksen toteuttamiseen. Pääsimme kuulemaan, miten Kymenlaakson hyvinvointialueella varmistetaan laadukas ja onnistunut perehdytys uusille työntekijöille, ja miten Intro tukee heidän perehdytysprosessejansa. Saimme haastatteluun mukaan Terhi Kansikkaan ja Paula Järvisalon, jotka työskentelevät Kymenlaakson HRD-palveluissa. Terhi työskentelee sosiaalityön asiantuntijana ja Paula hoitotyön asiantuntijana. Lisäksi he toimivat Intron pääkäyttäjinä.

Nykypäivän jatkuvasti muuttuva työelämä ja lyhyemmät työsuhteet ovat vaikuttaneet osaksi siihen, että perehdytyksiin tulee panostaa eri tavalla mitä aiemmin.  ”Elämme jatkuvasti muuttuvassa maailmassa, jossa työntekijät vaihtuvat useammin kuin ennen, työsuhteet ovat lyhyempiä ja henkilökunnan vaihtuvuus on suurimittaisempaa. Nämä tekijät asettavat tietysti perehdytyksellekin erilaisia näkökulmia. Aikaisemmin kun sairaanhoitaja saapui vuodeosastolle töihin, niin hän saattoi olla siellä 30 vuotta. Tämä on vähenemässä. Perehdytysprosessin tulee tästä syystä olla ketterä ja palvella kaikkia osapuolia”, Paula sanoo.

Kymenlaakson hyvinvointialueella perehdytyksien tueksi haluttiin työkalu, joka varmistaa perehdytysten tasalaatuisuuden ja tekee perehdytyksestä selkeän ja helposti toistettavan prosessin. 2019 vuoden lopulla aloitettu Intron pilottikokeilu antoi positiivista kokemusta Intron käytöstä. Kymenlaakson hyvinvointialueella Intron käyttöä on alettu jalkauttamaan terveyden- ja sairaanhoidon palveluissa. ”Halusimme luoda yhteneväisemmän systeemin, miten perehdytys hyvinvointialueella tehdään, ja miten se toimii. Tavoitteena oli varmistaa perehdytyksen tasalaatuisuus, eli kaikki uudet työntekijät tai sijaiset saisivat saman perehdytyksen, eikä laadussa olisi heittoja. Yksi tärkeä asia on, että meille jää dokumentti siitä, että perehdytys on tehty. On myös tärkeää, että näemme mitä asioita perehdytyksessä on käyty läpi. Paperiversioissa tieto perehdytyksestä ei jää talteen. Tärkeää on, että perehdytyksestä jäisi mustaa valkoiselle, ja voimme seurata, että perehdytys on hoidettu”, Terhi kertoo.

Perehdytystyökalun monet käyttömahdollisuudet

Kymenlaakson hyvinvointialueella Introa on hyödynnetty uusien työntekijöiden perehdyttämisen lisäksi myös muun muassa työnkierrossa. Keskussairaalassa on työnkiertokuvioissa hyödynnetty Introa. Kokemuksia en ole vielä tässä vaiheessa saanut. Intron käyttö ja perehdytys ylipäätään mielletään usein uuden työntekijän perehdytykseen. Uskoisin kuitenkin, että pystymme hyödyntämään Introa myös laajemmin, ja sen käyttö lähtee jalostumaan käyttökokemuksen myötä.  Valmiiden mallipohjien pohjalta voidaan lähteä luomaan vähän erityyppisiä mallipohjia tarpeiden mukaan”, Terhi nostaa esiin.

Syksyllä 2023 on valmistumassa uusi sairaalanosa, jonka koulutussuunnitelman osaksi ollaan ottamassa Introa käyttöön.”Olemme miettineet uuden sairaalan käyttöönottoa varten, että otettaisiin koulutussuunnitelman osaksi Intro käyttöön. Kaikki ketkä tätä perehdytyspohjaa lähtee suorittamaan, ovat kyllä jo meidän työntekijöitä, mutta heille rakennettaisiin Introon uuden sairaalan perehtymisprosessi. Siellä tulisi varmistuttua, että jokainen työntekijä käy tarvittavat koulutukset, jotka hänelle on ajateltu. Tämä auttaisi työntekijää hahmottamaan kaikki tarvittavat asiat, jotka tulisi opiskella ennen muuttoa. Tästä jäisi dokumentti, että työntekijä on huolehtinut tarvittavista asioista, ja esihenkilö pystyy seuraamaan työntekijän itsenäistä perehtymistä muuttoon valmistautuessa”, kertoo Paula.

Perehdytys osana laadukasta rekrytointiprosessia ja positiivisen työntekijäkokemuksen rakentamista

Kymenlaakson hyvinvointialueella rekrytointiprosessi on kokonaisuus, ja se nähdään myös yhtenä suurena vaikuttavana tekijänä työnantajakuvaan. Se, miten uusi työntekijä vastaanotetaan jo ennen varsinaista työn aloitusta, on myös tärkeä tekijä positiivisen työntekijäkokemuksen rakentamisessa. ”Ajattelen rekrytointiprosessia kokonaisuutena. Kun työpaikkailmoitus julkaistaan ja uusi työntekijä aloittaa työt, niin perehdytyksen voi aloittaa Introssa ennen kuin uusi työntekijä tulee fyysisesti ensimmäistä kertaa työpaikalle. Onhan sillä iso merkitys, että hän pystyy joitakin asioita ennakkoon perehtymään ja saa tietoa uudesta työpaikasta. Uskoisin että sillä on tosi iso merkitys, miten työntekijä otetaan vastaan ja huomioidaan.” Terhi nostaa esiin.

”Työntekijä saa vaikutelman, että häneen tuloonsa on valmistauduttu, ja hän näkee mitä häneltä odotetaan perehtymisvaiheessa. Se varmasti helpottaa työntekijän sopeutumista uuteen työyksikköön, kun näkee se stepit, miten tässä pitäisi edetä työn suhteen heti alkuvaiheessa. Työntekijä pääsee varmasti paremmin jyvälle siitä koko työn kokonaisuudesta.”, Paula sanoo.

Valmiit mallipohjat helpottavat työtä

Intron käyttö on koettu helpoksi, kunhan vain ohjelmistoa lähtee käyttämään rohkeasti omassa työssään. Pääkäyttäjien luomat valmiit organisaatiokohtaiset mallipohjat helpottavat eri yksiköiden ja esihenkilöiden toimintaa arjessa. ”Introa käyttäessä huomaa nopeasti sen helppokäyttöisyyden, eikä siinä tarvitse ymmärtää mitään erikoisuuksia. Aiemmassa työssäni esihenkilönä tein mallipohjia yksikössä, ja se kävi näppärästi ilman mitään suurempia opiskeluja tai ohjeisiin tutustumista. Toiminnallisuudet oppi hyvin ohjelmistoa käyttämällä. Se on ainakin sellainen Intron etu ja helpottaa huomattava ohjelmiston käyttöönottoa”, Paula kertoo.

Terhin mielestä mallipohjat ovat toimivia ja niiden avulla varmistetaan perehdytyksen tasalaatuisuus. ”Tykkään niistä mallipohjista. Me pääkäyttäjät voidaan olla tukena ja apuna sekä luoda mallipohjia valmiiksi, ettei eri yksiköissä tai toimialoilla tarvitse kaikkien lähteä tyhjästä sitä luomaan. Meidän pääkäyttäjien luomilla mallipohjilla varmistetaan se tasalaatuisuus. Kaikilla on ne perusasiat, mitä tulee käydä perehdytyksissä läpi. Lisäksi mallipohjiin voidaan lisätä yksikkökohtaiset asiat. Pystymme meiltä käsin ohjailemaan sitä, mitä perehdytyksissä tulisi käydä läpi”, Terhi sanoo.

Suurin työ on perehdytysmallipohjien luomisessa. Alkupuristuksen jälkeen työ helpottuu ja se helpottaa itse perehdytyksen toteuttamista. ”Intron etuna on se, että ei tarvitse lähteä ihan tyhjästä luomaan mitään, vaan siellä on tehty jotain jo valmiiksi. Pohjiin on helppo itse lähteä lisäämään tai poistamaan asioita, mutta ei tarvitse ihan tyhjästä lähteä rakentamaa”, Paula jatkaa.

Työryhmät mukana kehittämässä perehdytystä

Terhin pitämässä perehdytystilaisuudessa heräsi ajatus oman työryhmän perustamisesta, jossa rakennetaan yhdessä oman toimialueen perehdytysmallipohja. ”Heti nähtiin se yhteistyönvoima. Jokaisen yksikön ei kannata ruveta niitä keskenään puuhastelemaan. Kun on joku työryhmä, joka niitä miettii, niin se tulee varmemmin myös tehtyä. Näin työ ei jää yhden ihmisen työpöydälle”, Paula sanoo,

Alkuvuodesta kotihoidon henkilöstölle pidettiin perehdytystä, ja he kokosivat myös samanlaisen työryhmän. Nyt työryhmä on saanut tuotoksensa aikaan ja tätä lähdetään porrastaen ottamaan käyttöön kotihoidossa. Palautteen pohjalta katsotaan, tarvitaanko pohjaan muutoksia. Työryhmän tuottama mallipohja otetaan käyttöön koko kotihoidolle, kun lopputulos on testausten perusteella toimiva.

Millaista palautetta esihenkilöiltä on saatu Intron käytöstä?

”Intro on maalaisjärjellä toimiva ohjelmisto, ja myös palaute on ollut sen mukaista. Järjestelmän käyttö on ollut helppoa. Yhden sairaalan osastojen puolelta yksi esihenkilö oli sitä mieltä, että Intro on todella hyvä, ja että se on välttämätön ottaa käyttöön, jotta voimme hallita henkilöstön vaihtuvuutta ja perehdyttämistä. Ajattelin, että tämä oli juuri se kommentti, mitä toivoinkin. Nähdään konkreettisesti se hyöty, mitä Intro voi tarjota tässä henkilöstönvaihtuvuus pulmassa, jossa koko sote-ala tällä hetkellä tuskailee.” Osa luottaa edelleen perinteisempään tyyliin perehdytyksen kanssa. ”Toisesta suunnasta on tullut sitä, että meillä on ihan toimivat perehdytyssysteemit. Emme lähde niitä muuttamaan. Meillä on ollut aina nämä paperilaput, ja ne toimivat oikein hyvin, että ei ole tarvetta muutokseen. Molemmista laidoista on tullut palautetta, Terhi sanoo.

Perehdytystiimin kautta vastuu perehdytyksistä voidaan jakaa useamman henkilön kesken, eikä kaikki työ jää esihenkilön hoidettavaksi. ”Perehdytystiimin kasaaminen on hyvä asia, jolloin vastuuta voi jakaa. Introssa operoi yhden henkilön sijasta useampi henkilö, joka työskentelee tietyssä yksikössä. Perehdytystehtäviä voi jakaa Intron avulla ihan käytännön tasolla. Sitä olen kovasti yrittänyt muistutella. Helposti siinä käy niin, että esihenkilö ottaa kaikki hommat hoitaakseen, ja se on vähän turhan työllistävää hänelle. Vastuun jakaminen kannattaa, kun se kerran on mahdollista Introssa”, Terhi sanoo.

Sanna Suomalainen
Sanna Suomalainen
Markkinointipäällikkö
Lähetä viesti