Raision kaupunki – Kuntarekryn työkaluilla tehokasta rekrytointia
Raision kaupunki on luottanut Kuntarekryyn rekrytoinnissaan vuodesta 2013 alkaen. Käyttöönotto toteutettiin perusrekrytoinnin osalta koko organisaatiossa puoli vuotta kestäneenä projektina. Kiitosta saavat etenkin hakijaviestintäominaisuudet sekä Kuntarekryn osaava ja nopea asiakastuki.
Raision kaupunki on luottanut Kuntarekryyn rekrytoinnissaan vuodesta 2013 alkaen. Henkilöstösuunnittelija Anne Kujanpää oli juuri aloittanut työt Raision kaupungilla, kun hän sai ensitöikseen laatia projektisuunnitelman Kuntarekryn käyttöönotosta. Käyttöönotto toteutettiin perusrekrytoinnin osalta koko organisaatiossa puoli vuotta kestäneenä projektina. Käyttöönoton tuloksena ja parin vuoden hiomisella prosessi on muotoutunut niin, että esimiehet laativat työpaikkailmoitukset itsenäisesti järjestelmään ja valitsevat hakulomakkeelle kysymykset, jotka ovat tehtävän kannalta hakijoilta oleellista kysyä. Esimiehet myös lukevat ja luokittelevat hakemuksia sekä laativat hakijayhteenvetoja itsenäisesti. Anne toimii tarvittaessa esimiesten tukena.
Yhtenäinen ja tasalaatuinen rekrytointiprosessi
Raision kaupungilla on vuositasolla keskimäärin 250 vakituista tai muuta pitkäkestoista rekrytointia.
-Julkaisukanavat määritellään aina tehtävän mukaisesti ja kohdennetaan niihin kanaviin, joissa hakija liikkuvat, Anne kertoo.
Anne jatkaa, että siirtyminen järjestelmän käyttöön on säästänyt aikaa ja yhtenäistänyt rekrytointiprosesseja etenkin ilmoituksissa käytettävien yhteisten tekstien osalta. Aluksi joitakin esimiehiä mietitytti sähköisessä rekrytointijärjestelmässä se, etteivät hakijan ominaisuudet välttämättä välity rekrytoijalle yhtä hyvin kuin esimerkiksi sähköpostihakemuksella. Pikkuhiljaa käytön myötä mielipiteet ovat kuitenkin muuttuneet ymmärrykseksi, että osaamiset välittyvät rekrytointijärjestelmällä paremmin kuin sähköpostilla. Valmiit, kaikille saman sisältöiset kysymykset takaavat oikeudenmukaisen ja tasalaatuisen hakuprosessin. Halutessaan hakijalta voi pyytää hakemuksen liitteeksi myös oman CV:n.
Hakijaviestintä, jota myös hakijat arvostavat
Raision kaupungin Vaisaaren koulun rehtorilla Janne Ahlqvistilla on luotsattavanaan 700 oppilaan koulu. Oppilaiden lisäksi koulussa on 75 opettajaa ja muuta henkilöstöä 10 – 20 henkilöä. Vaisaaren koulu onkin yksi Suomen suurimmista yläkouluista. Vuosittain Jannella on 4-8 pitkäaikaista / vakituista rekrytointia. Kuntarekryssä Janne arvostaa etenkin järjestelmän viestintäominaisuuksia. Myös hakemusten luokittelu kelpoisiksi ja ei kelpoisiksi –hakemuksiksi selkeyttää valintaprosessia ja hakijayhteenvedon saa laadittua nopeasti valmiiksi valituilla kentillä.
-Hakijaviestintä on helppoa ja nopeaa, kun on luonut viestintää varten valmiita pohjia, Janne hehkuttaa.
Viestintää Janne tekee ahkerasti koko rekrytointiprosessin ajan. Samana päivänä, kun rekrytoinnin hakuaika on päättynyt, hän lähettää ensimmäisen viestin kaikille hakijoille. Viestissä kerrotaan prosessin etenemisestä, mm. milloin haastattelut järjestetään. Seuraava viesti hakijoille lähtee edellisestä viikon sisällä, jossa kerrotaan tilannekatsaus niille, jotka eivät pääse jatkoon ja jatkoon päässeille kerrotaan, onko kyseessä yksi- vai kaksiosainen haku. Kaksiosaisessa haussa on mukana esim. ryhmähaastattelu ja case-tilanteita, joissa arvioidaan hakijan valmiutta toimia haettavassa tehtävässä. Seuraava viesti kaikille hakijoille lähtee, kun valinta on tehty. Tieto valinnasta lähtee jo ennen virallisen päätöspöytäkirjan valmistumista. Näin hakijoiden ei tarvitse odottaa pöytäkirjaotteen valmistumiseen saakka vaan he saavat tiedon valinnasta heti, kun se on tehty. Sitten, kun kaikki päätökseen liittyvät asiakirjat ovat valmiina, lähetetään ne kaikille kerralla.
Janne kertoo, että hän on saanut työnhakijoilta palautetta hyvästä viestinnästä ja rekrytointiprosessista. Kun haastattelujen ajankohdat on ilmoitettu heti prosessin alussa, puhelinyhteydenotot asian tiimoilta ovat vähentyneet eikä haastatteluaikoja ole enää juurikaan alkuperäisistä ajoista muuteltu.
Luotettava järjestelmä ja asiakastuki
Sen lisäksi, että ohjelmiston ominaisuudet ovat erinomaisia myös järjestelmän toimivuus ja asiakastuki ovat huippuluokkaa.
-Kuntarekry on äärimmäisen luotettava järjestelmä, sillä koskaan ei ole tapahtunut yhtään työtä haittaavaa katkosta. Vertaansa vailla on myös asiakastuki, josta on aina saanut nopean, ystävällisen ja asiantuntevan avun. Asiakastuen henkilöstö puhuu samaa kieltä asiakkaiden kanssa, mikä tekee kommunikoinnista helppoa ja mukavaa, päättää Anne haastattelun.
Tutustu asiantuntijoihimme
