Etäkonsultointia – boxin ulkopuolelta sen sisälle

21.4.2020
Organisaatio
Organisaatio

Vielä maaliskuun alussa lensin Rovaniemelle työstämään lappilaisen asiakkaan strategiaa yhdessä kunnanvaltuuston ja henkilöstön kanssa. Jo silloin Helsinki-Vantaan lentokenttä oli hiljainen ja koneessa kolmasosa matkustajista.

Saapuessani Rovaniemelle pujottelin toimettomien taksien ohi puolityhjällä lentokentällä.  Vedin suksipussia, jossa oli työryhmätyöskentelyä varten tarvittavat fasilitointitavarat ja konsultin työhyvinvointiin tarvittavat murtsikat. Tunnin päästä olin ladulla. Hiihtäessäni Ounasvaaran armottomissa mäissä verenmaku suussa olin mukana yhdessä parituntisessa työpalaverissa.

FCG:n Kimmo Haapasalo konsultointitauolla

Seuraavan viikon maanantaina 16.3. olin vielä asiakkaan kanssa työstämässä talouden tasapainottamiseen tähtäävää toimenpideohjelmaa. Kokouksessa keskusteltiin edellisen viikon valtuustoseminaarin vaikuttavuusanalyysin tuloksista ja valtuutettujen arvottamien toimenpiteiden riittävyydestä.

Talouden tasapainoon päästäisiin, mutta tuottavuutta lisääviin toimenpiteisiin pitäisi ehdottomasti sitoutua. Kokouksen loppupuolella eräs valtuutettu kysyi koronan kuntataloudellisten vaikutuksien suuruudesta. Se oli erinomainen kysymys, johon ei kenelläkään ollut vastausta.

Sen jälkeen kaikki reilut parikymmentä aktiivista konsultointihankettani on siirtynyt kohtaamisen maailmasta sähköiseen kosketukseen. Oikeastaan muutos ei ollut jättimäinen hyppäys. Ensimmäiset pari viikkoa muuttunutta tilannetta toki päiviteltiin jokaisessa palaverissa tai tilaisuudessa. Olihan agenda muutettu lennossa ja hyvin lyhyellä varoitusajalla livetilaisuudesta sähköiseen palaveriympäristöön.

Pian etäkonsultointi on muuttunut uudeksi normaaliksi. Itseäni helpotti se, että olin jo vuosia sitten lopettanut turhan matkustamisen ja siirtänyt lähes kaikki työpalaverit etäkokouksiksi. Osa pitkien etäisyyksien asiakkaiden projekteista oli osittain jo toteutettu erilaisia etäfasilitointimenetelmiä käyttäen.

Ajatuksia etäkonsultoinnin toimivuudesta ja käytännön vinkkejä

Etäkonsultointi toimii poikkeuksetta hyvin. Suurin merkittävä riski on konsultin tai jonkun osallistujan nettiyhteyden toimimattomuus. Osallistujien armollisuus ja kärsivällisyyspinna pätkivien ja ääntä mongertavaksi muuttavien nettiyhteyksien osalta on lyhyt. Konsultin demoefekteille ei ole valitettavasti sijaa etäkonsultoinnissa.

Hyvä etäkonsultointi koostuu osallistujien livetilaisuutta paremmasta valmistautumisesta ja mahdollisista etukäteistehtävistä tilaisuuden osallistujille.

Isossa tilaisuudessa on hyvä, että kollega on mukana, jonka kanssa toimintatavat eri ongelmatilanteissa on etukäteen harjoiteltu. Eli jos nettiyhteys takkuaa, niin toinen ottaa vetovastuun tilaisuudesta ja tietää mistä puhua.

Myös tilaisuuden ohjeistus aina puheenvuoroista ja kommentoinnista, keskustelupalstan ja kameroiden käyttöön ja muihin akuuttitilanteihin on hyvä käydä yhteisesti läpi. Alustukset ja puheenvuorot on hyvä pitää selkeinä ja puhe rauhallisena. Myös innostuksen huomaa, vaikka kameraa ei käytetä.

Esityksiä on hyvä rytmittää osallistamalla kysymyksin tai lyhyillä työskentelyillä ja tauoilla. Useita erilaisia osallistamisen ympäristöjä ei kannatta, mutta erilaiset analyysipohjat ja valmiit työstökehikot toimivat työskentelyssä tyhjää paperia paremmin. Massatilaisuudessa osallistujia on työskentelyosuudessa jakaa pienempiin ryhmiin.

Etäkonsultoinnin etu on se, että työpistettä voi vaihdella kokouksen aikana, vaikka auringon liikkeiden mukaisesti. Kunhan völjyssä on aina läppäri, toimivat kuulokkeet, puhelin, vesipullo ja muistiinpanovälineet. Kun maailma muuttuu, niin samalla muuttuvat työtavat. 

20976.jpg
KIMMO HAAPASALO
Projektijohtaja, Johdon ja palvelujen konsultointi
+358 40 520 3020

Kimmon erityisosaamisena ovat organisaatioiden strategia ja talouskonsultointi. Vahvuutena hänellä on ennakointi, tiedolla johtaminen ja organisaation tuloksellisuuden kehittäminen. Hänellä on vuosien kokemus talousjohtajana ja johtoryhmän jäsenenä niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla. Kimmon mottona on parantaa yhteiskuntaa organisaatio kerrallaan.