FCG uratarina: tapahtumatuottaja Jenna Luotonen

11.9.2020
Oppiminen
Oppiminen
Tapahtumat
Tapahtumat

Olen Jenna Luotonen ja työskentelen FCG:llä tapahtumatuottajana. Tuotan Koulutus-liiketoimintaryhmässä tapahtumia ja toimin tapahtumatiimin toisena vetäjänä.  Olen opiskellut ohjelmapalvelutuottajaksi ja tradenomiksi. Tulin aikoinani konserniin harjoittelijaksi tradenomiopintojen loppuvaiheessa. Olen työskennellyt harjoittelun jälkeen Kuntaliitto-konsernissa nyt yhdeksän vuotta, joista viimeiset seitsemän vuotta FCG:llä.

Monipuolisen työn keskiössä ovat asiakkaat

Työpäiväni sisältävät pääsääntöisesti asiakaspalvelua ja työskentelyä yhteistyökumppaneiden kanssa. Tapahtumien osalta vastaan kokonaisvaltaisesta koordinoinnista eli tapahtumien suunnittelusta, ilmoittautumisprosessista, viestinnästä ja markkinoinnista, käytännön asioiden organisoimisesta paikan päällä tai etätapahtumassa ja laskutuksesta. Työni on kaiken kaikkiaan hyvin ulospäin suuntautunutta.

Työlleni ominaista on, että aamulla ei tiedä, mitä päivä tuo tullessaan. Jokainen työpäivä on erilainen ja myös tapahtumat eroavat toisistaan, vaikka osa prosesseista on toki samanlaisia. Erilaisuus näkyy ennen kaikkea kohderyhmissä, sillä tapahtumien kohderyhmät vaihtelevat toimialojen ja tehtävänimikkeiden mukaan.

Parasta työssä monipuolisuus ja hyvä tiimi

Parasta työssäni on monipuolisuus. Saan tehdä laajasti kaikenlaisia tapahtumatuotantoon liittyviä tehtäviä. Koko urani kannalta merkittävää on ollut se, että ympärillä on aina ollut hyvä tiimi. FCG:llä parasta ovat työkaverit.

Antoisaa työssäni on se, että työssä saa olla tekemisissä erilaisten ihmisten kanssa. Pitkän työurani ansiosta olen oppinut myös tuntemaan asiakkaita ja heidän tarpeitaan. Jokaviikkoisiin rutiineihin kuuluvat tiimipalaverit, joissa käydään tulevat tapahtumat läpi.

Muutosten vuosi

Kuluva vuosi on ollut työn tekemisen ja organisoitumisen kannalta suurta muutosta. Muutoksissa oppii väistämättä uusia asioita, kun joutuu menemään oman mukavuusalueen ulkopuolelle. Viimeisin muutos on ollut fyysisten tapahtumien siirtyminen virtuaalitapahtumiksi. Nämä ovat parhaillaan konseptoinnissa ja ensimmäinen uuden konseptin mukainen virtuaalitapahtumamme järjestettiin elokuussa. Uusia tapahtumatuotannon prosesseja mietitään jatkuvasti.

Muutoksista seuraa myös hyviä asioita, kuten nyt meillä uudet, itseohjautuvat tiimit. Se on tuonut työhön lisää mielenkiintoa ja uutta sisältöä. Muutokset pitää hyväksyä ja haastaa myös itsensä uusien toimintatapojen käyttöönotossa. Olen oppinut paljon asioita viimeisen puolen vuoden aikana, kuten sen, mitä asioita voi tehdä toisin. Kaikkien näiden muutosten keskellä minua tsemppaavat eteenpäin asiakkaat ja onnistumiset.

Työn alla ATK-päivät

Tällä hetkellä minulla on työn alla ATK-päivät. Tapahtumaa siirretään jo toistamiseen ja uusi ajankohta on toukokuu. Työstämme samalla uutta konseptointia yhteistyökumppanin kanssa. Tavoitteena on tuoda ATK-päivät virtuaalimessuiksi. Tämän tapahtuman myötä opittuja uusia juttuja tullaan hyödyntämään varmasti myös muissa tapahtumissa.

Kun vesipulloista puuttuivat etiketit

Tapahtumatuottajan työssä sattuu ja tapahtuu kaikenlaisia asioita, joihin on reagoitava nopeasti. Tästä kerron yhden esimerkin, joka nyt jo naurattaa, mutta aikoinaan nosti kylmän hien pintaan.

ATK-päivillä muutama vuosi sitten tilasin vesipulloja, joissa piti olla yhteistyökumppanin ja ATK-päivien etiketit. Pulloja oli 3000 kappaletta ja kävi niin, että näistä kaikista pulloista puuttui yhteistyökumppanin etiketti. Olin lähettänyt epähuomiossa väärän painoaineiston, josta ko. etiketti puuttui. Pulloihin piti nopeasti organisoida tarrat, joissa oli yhteistyökumppanin logo. IT-helpparimme Ville ja atk-päivien tiimi ehtivät onneksi tarroittaa kaikki pullot uudelleen muutamassa tunnissa. Ja mikä parasta, pääyhteistyökumppanimme ei huomannut, että heidän logonsa oli jossain kohtaa puuttunut.

Tämän jutun myötä tsemppiä syksyyn kaikille!

20864.jpg
JENNA LUOTONEN
Tapahtumatuottaja,
+358 44 055 6653

Tuotan FCG:llä tapahtumia ja vastaan niiden kokonaisvaltaisesta koordinoinnista. Ilmassa on päivittäin monia asioita ja tahoja, joita koordinoin. Hektisessä työssäni asiakkaat ovat keskiössä. Tapahtumatuotannon ammattilaisena olen tottunut reagoimaan nopeasti muutoksiin. Tavataan tapahtumissamme!