Jättimäisen sote-uudistuksen kimppuun tiedolla johtamisen asein
Sote-uudistuksen myötä n. 200 000 työntekijää siirtyy kunnista ja kuntayhtymistä 21 hyvinvointialueelle. Tästä seuraa jättimäinen organisaatiomuutos, jonka toteutumisen keskiössä on kunta-alan historian suurin tietojohtamisen hanke. Parhaillaan käynnissä olevassa henkilötietojen siirtoprojektissa ei siis ole kysymys vain yksittäisestä dataprojektista. Siinä luodaan samalla hyvinvointialueiden johtamiseen yhtenäistä tietopohjaa, yhtenäisiä tietojohtamisen malleja ja tietosisältöjä sekä parannetaan edellytyksiä ajantasaiseen ja laadukkaaseen tietoon perustuvaan päätöksentekoon.
Miksi tietoja pitää prosessoida?
Tunnistettu haaste on, että kuntaorganisaatioiden nykyinen pirstaleinen tietopohja ei ole riittävä tiedolla johtamisen tarpeisiin. Myös tiedon laadussa ja hyödynnettävyydessä on merkittäviä puutteita.
Hyvinvointialueesta riippuen henkilöstöä luovuttavien organisaatioiden määrä vaihtelee 10-40 organisaatioon. Lähtötilanteessa siirtyvän henkilöstön tiedot sijaitsevat siis useissa eri tietolähteissä. Organisaatioiden tietosisällössä, sen yhteismitallisuudessa ja kattavuudessa on tunnistettavasti suuria eroja. Tietoa täytyy siis prosessoida, jotta se saadaan yhteismitalliseen muotoon.
Tiedon prosessoinnin näkökulmasta keskeinen haaste on, miten eri tietolähteistä kerätty tieto saadaan nopeasti ja tehokkaasti yhteismitalliseen muotoon, jotta tietoa voidaan hyödyntää hyvinvointialueen valmistelun ja päätöksenteon tukena.
Voiko tiedot käsitellä manuaalisesti?
Vaihtoehto koneelliselle käsittelylle on toteuttaa tiedonsiirto manuaalisesti, jolloin myös datan muokkaukset ja tarkastukset toteutetaan manuaalisesti. Verrattuna koneelliseen prosessointiin manuaalinen prosessointi on kuitenkin huomattavasti hitaampaa, epävarmempaa ja sidoksissa prosessointia toteuttavaan henkilöön. Manuaalinen käsittely täytyy tehdä jokaisen siirron yhteydessä uudelleen, joten tietojen päivittäminen ja tietosisällön laajentaminen on hidasta ja työlästä leikkaa-liimaa -työtä. Manuaalisessa prosessoinnissa inhimillisen riskin mahdollisuus kasvaa ja kertaantuu eri manuaalisten vaiheiden myötä.
Koneellinen prosessointi säästää aikaa
Koneellisesti toteutettuna koodillisesti määritetään säännöt, miten dataa pitää prosessoida ja miten sen halutaan lopputuloksena esiintyvän. Kun data ajetaan sääntöjen läpi, lopputulos on juuri sitä, mitä on määritelty, vaikka eri organisaatioiden datassa olisi eroavaisuuksia, dataa tulisi lisää tai säännöt muuttuisivat. Koneellisessa prosessoinnissa, kun alkutyöt on tehty eli muodostettu säännöt datan prosessoinnille, työmäärä ei lisäänny, vaikka dataa tulisi lisää. Manuaalisessa prosessoinnissa työmäärä on suhteessa siihen, kuinka paljon dataa tulee, kun taas automatisoidussa prosessissa työmäärä ei kasva, vaikka dataa tulisi 100 tai 10 000 riviä.
Keskeinen hyöty koneellisessa prosessoinnissa on se, että se eliminoi manuaalisessa prosessoinnissa mahdolliset ihmisten tekemät virheet. Kun prosessi on koneellinen, niin tietoja voidaan kerätä pitkin vuotta hyvinvointialueuudistuksen edetessä. Data saadaan paljon nopeammin hyödynnettävään muotoon hyvinvointialueiden tarpeisiin. Koneellisella prosessoinnilla saavutetaan suuri hyöty tiedonsiirtoon käytettävässä ajassa ja siinä, että tietoa voidaan hyödyntää muutosprosessin myöhemmissä vaiheissa.
Lue myös: Ennakoiva henkilöstösuunnittelu – sanoista tekoihin
Modernit datatyökalut apuna tiedon prosessoinnissa
FCG oli aiemmalla sote-valmistelukaudella mukana tiedonsiirtoon liittyvissä valmistelutyössä. Edelliskauden kokemusten pohjalta työkaluksi nyt käynnissä olevaan tiedonsiirtoprojektiin valittiin Microsoft Azure. Microsoftin palvelut ovat kunta-alalla entuudestaan tuttuja ja laajalti käytössä. Tietojohtamiseen näkökulmasta Azure tarjoaa lisäksi monipuolisia työkaluja ja infrastruktuuria tiedonsiirron toteuttamiseen.
FCG tarjoaa asiantuntijapalveluita ja teknisiä ratkaisuja siirtyvän henkilöstön tietojen siirtoon ja tekniseen prosessointiin. Tutustu ennakoivaan henkilöstösuunnitteluun tarkoitettuun diip-ohjelmistoomme tarkemmin alla olevan painikkeen kautta.
