Sote tiedonsiirto

Sote-uudistuksen ohjelmistoratkaisut

Eduskunta hyväksyi hyvinvointialueiden perustamista ja sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisen uudistusta koskevan lainsäädännön 23.6.2021. Muutosprosessin lopputuloksena 21 uutta hyvinvointialuetta aloittavat virallisesti toimintansa vuoden 2023 alussa. Soteuudistuksen myötä hyvinvointialueille tulee siirtymään yli 200 000 työntekijää. Toteutuakseen uudistus edellyttää tuekseen teknisiä ratkaisuja muutosprosessin eri vaiheisiin.

FCG tarjoaa hyvinvointialueille ratkaisuja

  1. Henkilöstön tiedonsiirtoon 
  2. Tulevan hyvinvointialueen organisaation muutossuunnitteluun 
  3. Hyvinvointialueen ennakoivaan henkilöstösuunnitteluun ja kustannusten seurantaan

 

TP1. Henkilöstötiedon siirto

Ensimmäisessä vaiheessa tavoitteena on kerätä siirtyvän henkilöstön tiedot eri organisaatioiden lähdejärjestelmistä ja yhtenäistää henkilötiedot. Yhtenäistetty tietosisältö toimii pohjana seuraavien vaiheiden muutossuunnittelulle sekä myöhemmässä vaiheessa hankittavien tietojärjestelmien käyttöönotolle.

FCG:n siirtoprojekti on kolmivaiheinen ja sen avulla kerätään henkilöstötiedot useasta eri järjestelmästä yhteiseen paikkaan. Tiedot yhtenäistetään, jolloin niiden käsittely ja siirto myös muihin järjestelmiin onnistuu helpommin. Tiedonsiirto tehdään kolmessa vaiheessa, mikä mahdollistaa tiedon päivittämisen ja täydentämisen. 

Tietojen kerääminen, siirto ja tiedon yhdistäminen on järjestelmäriippumaton vaihe. Poimintoja ja siirtoja voidaan toteuttaa useita ja niiden sisältö voi siirtojen välillä muuttua. 

a) Tietosisällön kerääminen vaiheittain

Ensimmäisessä vaiheessa henkilötiedoista mallinnetaan ja kerätään henkilöstön perustiedot. Perustiedot yhdistetään samanlaiseen muotoon eri järjestelmistä. Ensimmäisen vaiheen tavoitteena on luoda peruskuva siirtyvästä henkilöstöstä aluevaaleilla valitulle valtuustolle esiteltävää siirtosuunnitelmaa varten.

Suunnittelun ja valmistelun edetessä tietosisällön tarpeet tarkentuvat. Toisessa vaiheessa perustietoja täydennetään ja mukaan tuodaan lisätiedot, kuten palkat ja palkkiot. Kolmannessa vaiheessa malliin tuodaan vielä lisää tietoja, kuten henkilöstön tutkinnot ja osaaminen.

Mallinnettavat ja siirrettävät kokonaisuudet:

  • Perustiedot
  • Palkat ja palkkiot
  • Tutkinnot, osaamiset ja sertifikaatit

Organisaatiokohtaiset poiminnat siirretään sellaisenaan FCG:n Azure-ratkaisuun, jossa tiedot käsitellään ja muutetaan tietomallin mukaisiin kenttiin ja formaatteihin. Vaihe on tietojärjestelmäriippumaton, 

b) Datamigraatio

Hyvinvointialueen näkökulmasta siirtyvän henkilöstön tiedot sijaitsevat lähtötilanteessa useissa eri tietolähteissä. Organisaatioiden tietosisällössä, sen yhteismitallisuudessa ja kattavuudessa on suuria eroja. Datamigraatiovaiheessa eri lähdeaineistosta kerätty tieto yhtenäistetään tavoitetietomallin mukaiseksi kokonaisuudeksi. Rakennettujen dataputkien kautta luodaan säännöt lähdeaineiston tietokenttien ja tavoitetietomallin välille, minkä jälkeen tietojen keräämisen ja päivittämisen yhteydessä tiedot voidaan yhtenäistää koneellisesti. Tietosisällön yhtenäistämisessä hyödynnetään Microsoft Azure Data Factory -ratkaisua.

c) Tiedon analysointi ja jatkohyödyntäminen

Mitä tiedolla on tarkoitus tehdä? Kerätystä ja yhtenäistetystä tietosisällöstä luodaan tietokanta, josta voidaan ajaa ulos raportteja, tehdä tarkempia analyyseja ja exportoida tietosisältö tai osa sisällöstä esimerkiksi HR- tai palkkajärjestelmän käyttöönottoa varten. FCG:n tarjoama kokonaisuus sisältää ratkaisuja tiedon hyödyntämiseen tulevan organisaatiorakenteen suunnittelussa.

Ratkaisu mahdollistaa erillishankkeina tiedonsiirrot muihin hyvinvointialueen järjestelmiin

TP2. Organisaation muutossuunnittelu - siirretyn tiedon hyödyntäminen

Miten uusi organisaatio rakennetaan? Tiedonsiirron jälkeen yhtenäistettyä henkilöstötietoa voidaan hyödyntää paitsi hyvinvointialueen tietojärjestelmien käyttöönotossa myös tulevan organisaation suunnittelussa. FCG:n kokonaisratkaisu tarjoaa hyvinvointialueen käyttöön visuaalisen ratkaisun organisaatio- ja tehtävärakenteen suunnitteluun ja mallintamiseen pala kerrallaan. Kun organisaatiorakenne on muodostettu, tehtävät ja henkilöt sijoitetaan oikeille paikoille organisaatiorakenteessa. Siirettyä henkilötietoa voidaan siis tarkastella tulevan organisaatiorakenteen kautta jo muutossuunnitteluvaiheessa. Tulevasta organisaatiosta voidaan tehdä useita versioita ja peilata tehtävä-, osaamis- ja palkkarakennetta siirretyn henkilöstötiedon pohjalta.

 

Kerättyä tietoa voidaan hyödyntää myös hyvinvointialueen organisaation suunnittelussa. Tulevasta organisaatiosta ja henkilöstön sijoittelusta voidaan tehdä useita skenaarioita ennen organisaation virallista vahvistamista

TP3. Hyvinvointialueen ennakoiva henkilöstösuunnittelu

Kun uudet hyvinvointialueet ovat organisoituneet, alkaa vaihe jossa olemassa olevat organisaatiot ovat juuri tällä hetkellä. Organisaatiolla tulee olla henkilöstöbudjetti, budjettia käytetään palkkamenoihin ja budjetoidun rahan riittävyyttä tulee seurata ja ennakoida. Muutokset resurssitilanteessa, määräaikaiset palvelujaksot, poissaolot, osa-aikaisuudet ja vuosilomat, muuttavat resurssitilannetta ja haastavat budjettia. Muutokset henkilöstössä ovat pieniä mutta jatkuvia ja niiden kerrannaisvaikutus isoissa organisaatioissa on merkittävä.

Johtamisjärjestelmälle ja tulevalle organisaatiolle soteuudistus on valtava haaste. Henkilöstömäärä kasvaa merkittävästi eikä sosiaali- ja terveydenhuoltoalaa tällä hetkellä piinaava järjestelmien ja henkilötietojen pirstaloituneisuus korjaannu sillä, että maksaja työntekijän palkkakuitissa vaihtuu. Vaatimukset toiminnan tehostamiselle tarkoittaa toiminnan uudelleen organisointia. Henkilöstön osaamisen tehokas hyödyntäminen, resurssitilanteen seuranta ja asetetussa budjetissa pysyminen edellyttävät tulevalta hyvinvointialueelta uusia johtamisratkaisuja ja entistä parempia tietojärjestelmiä laajenevan kokonaisuuden hallintaan. Koska muutos on jatkuvaa, keskeistä ratkaisuissa tulee olemaan toiminnasta syntyvän henkilöstötiedon valjastaminen ennakoivan henkilöstösuunnittelun tarpeisiin.

Soteuudistus paketit

Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja kysy lisää

Kun lähetät lomakkeen, asiantuntijamme voi olla sinuun yhteydessä sähköpostitse tai puhelimitse. Lomakkeen lähettämällä hyväksyt tietosuojakäytäntömme.