organisaation muutossuunnittelu

Sote-organisaation muutossuunnittelu

Sote-uudistuksen myötä n. 200 000 työntekijää tulee siirtymään uusien hyvinvointialueiden palvelukseen. Hyvinvointialue yhdistää alueen nykyiset sote-palveluita tuottavat organisaatiot ja pelastuslaitokset yhdeksi kokonaisuudeksi. Miten mittava muutosprosessi viedään läpi suunnitelmallisesti ja hallitusti?

 

Henkilöstötiedon hyödyntäminen organisaation muutossuunnittelussa

Sote-uudistukselle asetetut tavoitteet edellyttävät palvelutuotannon uudelleenorganisoimista. Henkilötietojen siirron rinnalla hyvinvointialueilla on käynnistynyt tuotannon suunnittelu ja tulevan sote-organisaation rakentaminen. Parhaillaan käynnissä olevan henkilötietojen siirtojen myötä hyvinvointialueille muodostuu yhtenäinen tietopohja 1.1.2023 toimintansa aloittavan sote-organisaation henkilöstöstä. FCG:n di!p-muutossuunnitteluohjelmisto hyödyntää tietopohjaa tulevan organisaation rakentamisessa ja henkilöstön integroinnissa uuteen rakenteeseen.

Jos organisaatiorakenteen vahvistaminen viipyy, uuden organisaation mallintamiselle palkkajärjestelmään jää käytännössä liian vähän aikaa

Muutossuunnittelun ja sitä tukevan ohjelmistotuotteen tavoitteena on nopeuttaa ja tehostaa muutosprosessia, jotta uusi organisaatiorakenne ja työntekijöiden sijoittuminen rakenteeseen olisivat selvillä mahdollisimman hyvissä ajoin ennen 1.1.2023. Mitä varhaisemmassa vaiheessa organisaatio ja henkilöstön sijoittelu on valmis, sitä enemmän hyvinvointialueilla jää aikaa operatiivisten järjestelmien käyttöönottoprojekteille.  

di!p-ohjelmisto organisaation muutossuunnittelun tukena

Hyvinvointialue tarvitsee uuden organisaatiorakenteen, johon siirtyvät palvelut ja henkilöstö integroidaan. Sote-palveluiden järjestämismalli ja palvelutuotannon organisaatiotasot ja maantieteellinen sijoittuminen luovat rakenteen organisaation muutossuunnittelulle. Lähtötilanteessa nykyiset palveluntuottajat ovat organisoineet palvelutuotannon hyvin eri tavoin. Siirtyykö olemassa oleva organisaatiorakenne kunnista ja kuntayhtymistä hyvinvointialueen ylätason organisaatiohierarkian alle?


1. Siirtyvän henkilöstön tarkastelu henkilöstöä luovuttavan organisaation rakenteen kautta
Onnistunut muutossuunnitteluprosessin lähtökohtana on kattava käsitys nykyisestä resurssitilanteesta. Mikäli hyvinvointialue on toteuttanut henkilöstötiedon siirron yhteistyössä FCG:n kanssa, toimii kerätty tietosisältö suoraan muutossuunnittelun tietopohjana. Jos hyvinvointialueen tietopohja on luotu hyvinvointialueen sisäisenä työnä, lähtee diip -muutossuunnitteluohjelmiston käyttöönotto liikkeelle hyvinvointialueen tietopohjan viemisellä tuotteeseen.

Tietoja on mahdollista selata diipissä palvelu-, organisaatio- ja tehtävärakenteen sekä lokaation kautta.

2. Organisaation ylätason hierarkian mallintaminen

Palvelutuotannon organisaatiotasot syntyvät hyvinvointialueen valmisteluorganisaation työn tuloksena. Valmistelutyön eri vaiheissa syntyvät työversiot voidaan mallintaa ja visualisoida muutossuunnittelu-ohjelmistossa. Suunnittelutyön edetessä organisaatiotasoille kiinnitetään vastuuvalmistelijoita, jotka vastaavat toiminnan suunnittelusta ja organisoinnista oman vastuualueensa osalta. 

3. Siirtyvän henkilöstön yhdistäminen hyvinvointialueen organisaatioon

Kun palvelutuotannon suunnittelu on edennyt riittävän pitkälle, on ajankohtaista integroida palveluita tuottava henkilöstö organisaatiotasoille. Tämä tapahtuu diipissä hakemalla vanhan organisaation palvelutuotantotasoa vastaava vastuuyksikkö ja kiinnittämällä se uuteen rakenteeseen. Organisaatiotasojen linkitys tuo uuteen organisaatiorakenteeseen näkyviin vanhan vastuuyksikön, kaikki siihen liitetyt tehtävät ja tehtäviä hoitavat henkilöt tietoineen. Vaiheen lopputuloksena kaikki vastuuyksiköt, tehtävät ja henkilöt on siirretty luovuttavista organisaatioista uuteen organisaatiorakenteeseen.

Organisaation muutossuunnittelulla tarkoitetaan organisaatio- ja tehtävärakenteen, prosessien, teknologioiden ja ihmisten integrointia strategian tukemiseksi ja palveluiden laadun varmistamiseksi

4. Tehtävien ja henkilöstön uudelleen ryhmittely

Vanhan organisaation vastuuyksiköillä on usein keskeinen rooli palkanmaksuun liittyen. Vastuuyksikkökoodit muodostavat pohjan tilikartalle, jota hyödynnetään niin budjetoinnissa, palkkakustannusten kirjanpidollisessa kohdentamisessa kuin varsinaisessa palkanmaksussakin. Hyvinvointialueen harkinnassa on, halutaanko vanha vastuuyksikkörakenne ja -kooditus purkaa ennen 1.1.2023 käynnistyvää palkanmaksua, vai säilytetäänkö toistaiseksi vanha rakenne muutosten minimoimiseksi ja  palkanmaksuvalmiuden varmistamiseksi. 

diipissä on mahdollista luoda dynaamisesti uusia organisaatiotasoja ja ryhmitellä henkilöstö luotujen tasojen mukaisesti. Tasojen määrää ei ole rajattu. Sitä mukaa kun johtamismalli tarkentuu ja esimies-alaisketjut muodostuvat, voidaan esimiehille antaa oikeudet tarkastella oman henkilöstönsä tietoja. Siirtovaiheessa muodostettuja henkilötietoja on mahdollista muokata ja täydentää suunnitteluprosessin edetessä.

5. Rakenteen visualisointi

Hyvinvointialueen organisaatio-, palvelu-, tehtävä- ja henkilöstörakennetta on mahdollista tarkastella muutosprosessin eri vaiheissa diipin visuaalisten raporttien kautta. Kattavat valmisraportit mahdollistavat porautumisen organisaatiotasojen kautta läpi ketjun aina yksittäisen henkilön tietoihin saakka. diip mahdollistaa lokaatiopohjaisen henkilöstöresurssien tarkastelun.

6. Tietojen vienti muihin järjestelmiin

Muutosprosessin aikana syntyneet tiedot on mahdollista viedä kolmannen osapuolen järjestelmiin valmisrajapinnan kautta. Tietoa ja rajapintaa voidaan hyödyntää esimerkiksi HR- tai palkkajärjestelmän käyttöönottoprojektissa. Tietosisältö on valmiiksi yhteismitallisessa muodossa, mikä nopeuttaa käyttöönottoprojektia ja henkilöiden perustamista merkittävästi.

di!p on markkinoiden ainoa sote-muutoksen tueksi suunniteltu ohjelmistotuote

Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja kysy lisää

Kun lähetät lomakkeen, asiantuntijamme voi olla sinuun yhteydessä sähköpostitse tai puhelimitse. Lomakkeen lähettämällä hyväksyt tietosuojakäytäntömme.