Seuraa uutisvirtaamme ja lue tuoreimmat julkaisumme

Kuntasektorin tiedolla johtamisen pullonkaulat

18.5.2015 12:00

Tiedämme Suomen ikärakenteen vanhenevan ja julkisen sektorin painiskelevan vaikeassa taloustilanteessa. Näiden myötä paine lisätä tuottavuutta ja kehittää rakenteita, toimintoja sekä prosesseja läpinäkyvimmiksi ja tehokkaammiksi, on enemmän kuin kova.

Eräänä keskeisenä keinona vastata näihin haasteisiin on noussut esiin tiedolla johtaminen. Termillä on monta määritelmää, mutta hieman yksinkertaistaen kyse on olemassa olevan tiedon hyödyntämisestä toiminnanohjauksessa ja päätöksenteossa.

Tiedolla johtaminen on monen asiakkaan ja toimittajan agendalla tänä päivänä. Koska innostus tiedolla johtamiseen on niin suurta, luulisi, että siihen liittyvät pullonkaulat olisivat kehittämisen keskipisteessä.

Käytännön tasolla tiedolla johtamisen ja toiminnasta saatavan kokonaiskuvan perusedellytyksenä on tietojen joustava saanti asiakkaan operatiivisista tietojärjestelmistä sekä mittareiden ja tunnuslukujen edellyttämien tietojen yhdistäminen visuaaliseen ja helppokäyttöiseen näkymään.

Tällöin on mahdollista lisätä tuottavuutta automatisoimalla informaatioprosesseja, mikä nostaa tiedon laatua ja vähentää manuaalisen työn tarvetta ja riskejä. Tiedolla johtamiseen liittyy tänä päivänä mielestäni oleellisesti myös käyttäjän mahdollisuudet analysoida tietoa itse, monipuolisesti, helppokäyttöisesti ja mielellään lähes reaaliaikaisesti.

Kuntien niukat taloudelliset ja muut resurssit ovat luonnollisia syitä, jotka vaikeuttavat kehittämistyötä. Keskeisin pullonkaula, johon olen törmännyt lähes kaikissa tiedolla johtamisen projekteissa, joissa olen ollut mukana, liittyy asiakkaan olemassa olevien tietojen saatavuuteen eri tietojärjestelmistä. Jonkinlaisena paradoksina voidaan pitää, että avoimen datan saanti kasvaa ja helpottuu, mutta organisaatioiden sisäinen tiedon saanti on yhä jähmeää ja kallista.

Miksi tiedon saanti on sitten niin vaikeaa tai tiedon poiminta muodostettu niin kalliiksi, vaikka kyse on asiakkaan omistamista tiedoista?

Selvää on, että ajan patinoimiin tietojärjestelmiin liittyy teknisiä haasteita. Väittäisin kuitenkin, että teknisiä syitä oleellisempi syy liittyy siihen, että tiedon saannin ongelmiin ei ole kunnan ylimmässä, toiminnasta vastaavassa johdossa kiinnitetty riittävästi huomiota vaan ongelmia pyritään ratkomaan organisatorisesti liian matalalla tasolla.

Usein kuulee myös johtohenkilöiden sanovan, että ’ne ovat vain niitä ATK-asioita, joista minulla ei ole mitään ymmärrystä, jätän ne muiden hartioille.’ Tänä päivänä mitään toimintaa ei tehdä ilman tietojärjestelmiä. Toiminnasta vastaavien ja tietohallinnon yhteistyö ja ainakin perusymmärrys osapuolten toiminnasta on välttämätöntä.

Kunnissa on kiinnitettävä jatkossa enemmän huomiota toimittajasuhteiden ja toimittajayhteistyön hallintaan. Ne ovat vahvasti sidoksissa kunnan hankinta- ja palvelustrategiaan. Kun uusia tietojärjestelmiä kilpailutetaan ja laaditaan sopimuksia, sopimusehdoissa on oltava tarkkana ja varmistettava aina omien tietojen saanti kaikissa tilanteissa kohtuulliseen hintaan. Tilanne on samanlainen olemassa olevien sopimusten osalta, kun sopimuksista neuvotellaan uudelleen.

Kuntasektorin tuottavuuden ja toiminnan kehittäminen tiedolla johtamisen avulla on vielä alkutaipaleella. Pullonkauloja on useita, mutta oleellista on, että kunnan toiminnasta vastaava ylin johto sitoutuu ja johtaa tiedolla johtamisen kehittämistyötä.

Markku Köykkä, ICT-asiantuntijapalvelut, johtaja