Seuraa uutisvirtaamme ja lue tuoreimmat julkaisumme

Vieraskynä: Tiedonhallinta - kehittämisen sietämätön helppous

7.12.2018 09:11

Tätä blogia kirjoittaessani tuli tieto, että laki tiedonhallinnasta on siirtynyt eduskuntaan käsiteltäväksi. Hieno uutinen!  Tiedon käsittely on siirtynyt melkeinpä kokonaan sähköiseen maailmaan, joten myös lainsäädännön tulee muuttua. Uusi tiedonhallintalaki säätelisi tätä muuttunutta toimintaympäristöä.

Kehittämisen alku

Tiedonhallintaa on kehitetty lainsäädännöllisesti ainakin vuodesta 2013, jolloin opetus- ja kulttuuriministeriö asetti työryhmän selvittämään arkistolakiin ja -asetukseen liittyviä uudistustarpeita. Tarkoituksena oli saada aikaan hallituksen esitys uudeksi lainsäädännöksi. Vuonna 2015 valmistui hallituksen esitys laiksi tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa. Kyseinen esitys ei edennyt sitä pidemmälle, kunnes vuonna 2016 asetettiin uudestaan työryhmä selvittämään tiedonhallinnan lainsäädännön kehittämistarpeita. Työryhmän jälkeen vielä pienempi ryhmä sai tehtäväkseen laatia hallituksen esityksen uudeksi tiedonhallintalaiksi. Hallituksen esitys näkikin päivänvalon syksyllä 2018. Tavoite esityksessä oli selkeä: siirtyminen kohti tiedon koko elinkaaren kattavaa asiakaskeskeistä ja sähköistä tiedonhallintaa, jossa viranomaisten välinen tiedonvaihto olisi helppoa ja toimittaisiin tietoturvallisesti. Hienoja periaatteita, mutta miksi yhteinen tiedonhallinnan kehittäminen on kuitenkin joskus niin hankalaa?

Kehittämisen toinen vaihe

Nyt ollaan tilanteessa, jossa uusi hallituksen esitys on siirtynyt eduskuntaan, mutta riisuttuna mallina. Lausuntojen jälkeen esityksestä jäi pois arkistointi. Samalla katkaistiin ajatus siitä, että julkishallinnolla olisi yhteinen tiedonhallintalaki, joka kattaisi tiedon koko elinkaaren. Arkistoinnin poisjääminen aiheuttaa ainakin käsitteellisiä ongelmia, sillä voimaan jäävässä arkistolaissa arkistointi tapahtuu heti asiakirjan saapuessa tai sitä laadittaessa. Tiedonhallintalain linjaus periytyy EU:n yleisestä tietosuoja-asetuksesta, jossa puhutaan tiedon ensisijaisesta käyttötarkoituksesta. Ensisijaisen käyttötarkoituksen jälkeen tieto hävitetään tai siirretään arkistoon.

Kehittämisen sietämätön helppous

Kehittäminen on kivaa ja trendikästä. Kaikki haluavat olla mukana digimaailman pyörteissä ja kehittää toimintaa. Miksi kuitenkin tiedonhallinnan lainsäädännön synnyttäminen tuntuu vaikealta? Tarpeet kehittämiselle ovat eri tahoilla ovat kuitenkin samat: tiedon määrä on kasvanut räjähdysmäisesti, digitalisaatio tekoälyineen on keskellämme, lainsäädäntö on hajanaista ja EU:n tietosuoja-asetus asettaa uusia vaatimuksia.  

Onko syynä kehittämisen vaikeuteen se, että tiedonhallinta käsitteenä ei ole vakiintunut? Eri tiedonhallinnan toimijat katsovat tiedonhallintaa eri näkökulmista: tietohallinnossa, johtamisessa, tietoturvassa, asiakirjahallinnossa, arkistoinnissa ja kokonaisarkkitehtuurissa katsotaan tiedonhallintaa eri lähtökohdista ja käytetään hiukan eri käsitteitä. Luulet ymmärtäväsi toisen puhetta, koska käytät samankaltaisia sanoja kuin keskustelukumppanisi, mutta käytännössä vivahde-eroja on. Tarvitaankin enemmän kuuntelemista, ymmärtämistä ja aitoa vuorovaikutusta. Eri näkökulmien ja tarpeiden yhdistämisellä saavutetaan parempi lopputulos. Lopputuloksena tulisi olla tiedon koko elinkaaren kattava toiminta ja sitä tukeva lainsäädäntö. Toivottavasti tiedonhallinnan kehittämisen seuraava vaihe, jossa myös arkistointi on mukana, käynnistyy pikimmiten.

FCG Koulutus ja Suomen Kuntaliitto yhdessä järjestävät Tampereella Tiedonhallinnan ajankohtaispäivät 11. - 12.12.2018. Päivät keräävät yhteen laajasti kuntien tiedonhallinnan ammattilaisia. Tavoite päiville on selvä: yhteistä keskustelua ja mielipiteiden vaihtoa. Nyt meillä on käytössä päivillä myös uunituore hallituksen esitys!

 

Kirjoittaja Tuula Seppo on utelias uuden tiedon etsijä ja toimii tiedonhallinnan erityisasiantuntijana Kuntaliitossa