Kehitysapua kehityskonsultoinnin kautta – näin projektit etenevät ja varat liikkuvat
Kehitysapu on säännöllinen puheenaihe julkisessa keskustelussa. Aiheet, kuten kehitysavun rahoituksen merkityksellisyys ja rahoituksen seuranta ovat usein keskusteluun liitettäviä aiheita valtiollisten toimijoiden rahankäytön ohella. Miten rahaa käytetään? Ja miten voimme varmistua sen tarkoituksenmukaisesta käytöstä?
FCG Finnish Consulting Group on tehnyt kehityskonsultointia vuodesta 1967 ja vuonna 2021 meillä oli hankkeita yli 70 maassa. Nyt kaksi kehityskonsultoinnin taloushallinnon parissa työskentelevää projektikontrolleriamme kertovat, miten erityisesti Suomen ulkoministeriöltä saatua kehitysavun rahoitusta hallinnoidaan FCG:llä.
Osaava henkilöstö kehitysavun varojen seurannan avaimena
Kehityskonsultoinnin hankkeet etenevät perinteiseen tapaan: ensin osallistutaan kilpailutukseen ja jos hanke voitetaan, edetään hankkeen toteutukseen yhdessä sovitulla aikataululla. Kehityskonsultoinnin isoissa projekteissa perustetaan paikallinen projektitoimisto kohdemaahan ja palkataan tarvittaessa projektiin sopivaa osaamista omaavaa paikallista henkilöstöä. Hankkeen henkilöstöstä osan rahoittaja on hyväksynyt kilpailutuksen yhteydessä ja osa palkataan hankkeen alkuvaiheessa avoimella haulla.
Projektin alkaessa avataan pankkitilit, joiden kautta projektin maksuliikenne hoidetaan. FCG siirtää projektin tilille varoja hankkeen kulujen maksamista varten, hanke tilittää kulut ja FCG laskuttaa kulut ulkoministeriöltä kuukausittain sopimuksen mukaan. Kehityskonsultointihankkeiden toteuttaminen edellyttää konsulttiyhtiöltä vakavaraisuutta, sillä vain poikkeuksellisesti voidaan ulkoministeriöltä laskuttaa ennakkoa kulujen rahoittamista varten.
Projektin paikallinen talouspäällikkö yhdessä muun taloustiimin kanssa kerää tositeaineiston, tekee kirjaukset kirjanpito-ohjelmaan ja tositteet lähetetään Suomeen kuukausittain projektikontrollereiden tarkistettavaksi. Tarkistettavien tositteiden määrä kuukausitasolla vaihtelee sadoista tuhansiin tositteisiin hankkeesta riippuen. Projektin ohjausryhmä hyväksyy hankkeen vuosibudjetin ja projektin kulujen tulee olla vuosibudjetissa hyväksytyn mukaisia. Tositteiden tulee täyttää paitsi kirjanpidon määräykset, myös ulkoministeriön kehityskonsultoinnin hankkeille laatimat säännöt. Laskut maksetaan paikalliselta pankkitililtä aina kuin se on mahdollista rahaliikenteen dokumentoimiseksi.
Projekti lähettää FCG:lle kuukausittain yksilöidyn rahapyynnön, jonka tarkastuksen jälkeen tarvittava lisäraha lähetetään hankkeen tilille. Mikäli projektin kuluissa havaitaan epäselvyyksiä tai kuitit puuttuvat, voidaan rahan lähettäminen hankkeelle keskeyttää. Tällaisessa tapauksessa pyydetään lisäselvityksiä ja tarvittaessa voidaan myös järjestää sisäisiä tarkastuksia. Haasteita kulujen tilittämisessä kuitenkin harvemmin ilmenee osaavan oman henkilöstön sekä paikallisen taloushallinnon henkilöstön koulutuksen johdosta. FCG:n projektikontrollerit opastavat hankkeen alkaessa paikalliselle henkilöstölle järjestelmien käyttöä sekä kirjanpidon käytäntöjä ja vaatimuksia. Hankkeissa opitut taidot ovat usein hyödyllisiä myös projektin jälkeisten työmahdollisuuksien kannalta.
Myös ulkoministeriö valvoo rahojen käyttöä edellyttämällä konsulttiyhtiöiltä vuosittaisia projektitilintarkastuksia sekä järjestämällä erityistilintarkastuksia.
