Henkilöstöbudjetin vuosisuunnittelu

Tehokkaampi ja monipuolisempi henkilöstöbudjetin laadinta osana talousarvion suunnittelua

Julkisen sektorin organisaatioiden toimintamenoista noin puolet on henkilöstömenoja. Sitä kautta se on myös talousarvion onnistumisen kannalta merkityksellisin. Perinteisesti henkilöstöbudjetin suunnittelu on perustunut edellisen vuoden toteumatietoon. Tietojen koostaminen ja yhteissuunnittelun käytännön toteuttaminen on ollut manuaalinen ja aikaa vievä prosessi.

FCG:n kehittämä diip-ohjelmisto tuo henkilöstöbudjetin suunnitteluun valmiiksi koostetun tietopohjan, joka sisältää historiatiedon lisäksi tulevaisuuteen kohdentuvia suunnittelua helpottavia tunnuslukuja. Ennustemallin tuottaman päiväkohtaisen hintatiedon avulla yksiköissä voidaan mitoittaa henkilöstömäärä asetettuun budjettiraamiin. Automatisoitu hyväksyntäprosessi mahdollistaa suunnitteluprosessin läpiviennin hallitusti ja tehokkaasti läpi isoissakin organisaatioissa.

Hyödyt asiakasorganisaatiolle

Tehokkaampi prosessi

Henkilöstöbudjetin vaatima tietopohja valmiina tuotteessa

Tarkempi suunnitelma

Rikastettu ennustedata ja työntekijän päivähinta suunnittelun tukena

Vähemmän virheitä

Suunnitteluprosessin manuaalisten vaiheiden automatisointi

Vuosisuunnitteluprosessin eteneminen ja keskeiset ominaisuudet

Vuosisuunnittelu perustuu vahvasti organisaation operatiivisten järjestelmien tuottamaan jatkuvasti päivittyvään dataan, johon integraatiot rakennetaan käyttöönottovaiheessa valmiiksi. Lisäksi pohjatietoa rikastetaan ennustealgoritmin tuottamalla kustannustiedolla. Prosessi käynnistyy ylhäältä alaspäin asetettavalla taloudellisella raamilla, jonka sisällä yksiköt suunnittelevat tarvittavat resurssit nimike- ja tilitasolla ja kuittaavat yksikön suunnitelman tehdyksi. Ohjelmisto vertaa yksiköiden resurssisuunnitelman kustannuksia asetettuun taloudelliseen tavoiteraamiin ja laskee kustannukset organisaatiohierarkiatasojen mukaisesti alhaalta ylöspäin.

Tiedot voidaan siirtää suunnitelman hyväksymisen jälkeen taloussuunnittelujärjestelmään.

Taloudellisen raamin asettaminen ja suunnitelman käynnistys	Yksikkökohtainen resurssointi	Suunnitelman hyväksyminen

Pääkäyttäjä muokkaa yksikkökohtaiset tavoitebudjetit yksiköille. Ohjelmisto lähettää yksiköiden esihenkilöille ilmoituksen henkilöstöbudjetin suunnittelun käynnistämisestä. Esihenkilö kirjautuu järjestelmään nähdäkseen yksikölle asetetun budjettitavoitteet	Yksikön esihenkilö määrittelee kuukausikohtaisen tavoitehenkilömäärän. Ohjelmisto laskee budjetäärisen kustannuksen sekä erotuksen asetettuun taloudelliseen tavoitteeseen. Esihenkilö kuittaa omalta osaltaan yksikön suunnitelman valmiiksi.	Ohjelmisto laskee yhteenvedon yksiköiden suunnitelmista organisaatiohierarkian mukaisesti. Esihenkilöt organisaation eri hierarkiatasoilla tarkastelevat yhteenvetoa ja yksiköiden suunnitelmia. Pääkäyttäjä lukitsee suunnitelman ja tarvittaessa exportoi tiedot taloussuunnittelu- järjestelmää varten.

Hyödynnä henkilöstöbudjettia myös jatkuvaan suunnitteluun

Tilikauden aikana tapahtuu paljon henkilöstöstä lähtöisin olevia budjetoimattomia muutoksia, joiden kerrannaisvaikutus isoissa organisaatioissa on kustannusmielessä varsin merkittävä. Muutosten kustannusvaikutus on jatkuvan suunnittelun ja seurannan näkökulmasta tärkeää tunnistaa. Diipin tuottama ennuste ei jää ainoastaan vuosisuunnitteluvaiheeseen, vaan se ohjaa toimintaa myös tilikauden käynnistyttyä.

Ennusteen pilkkomaa päivähintaa voidaan hyödyntää myös yksittäisten henkilöstömuutosten kustannusvaikutusten arvioinnissa suhteessa asetettuun budjettiin. Tuotteen avulla muodostuu eri puolille organisaatiota yhteinen tilannekuva, jonka pohjalta on mahdollista rakentaa vaihtoehtoisia skenaarioita ja muodostaa skenaarioille budjetäärinen hinta-arvio.