Make or buy -analyysi: Näin kunta löytää oikean palvelutuotannon mallin
Kuntatalouden kiristyessä palvelutuotannon järkevyys joutuu yhä useammin tarkastelun kohteeksi. Tuotetaanko palvelu omana työnä, ostetaanko se markkinoilta, vai löytyykö jokin muu vaihtoehto? Make or buy -analyysi on työkalu, joka auttaa kuntia tekemään nämä päätökset tiedolla, ei arvauksella.
Mitä on make or buy -analyysi?
Make or buy -analyysi on päätöksenteon työkalu, jossa arvioidaan, kannattaako palvelu tuottaa itse (make) vai hankkia ulkopuolelta (buy). Kuntasektorilla kyse ei ole koskaan pelkästä kustannusvertailusta, vaikka sekin on tärkeä osa kokonaisuutta.
Hyvä analyysi tarkastelee kustannusten ohella myös:
- Palvelun laatu ja ohjattavuus
- Henkilöstövaikutukset
- Markkinoiden toimivuus
- Riskit ja sopimusrakenne
- Investointitarpeet
- Strateginen merkitys kunnalle
Tavoitteena ei ole löytää yhtä universaalisti oikeaa mallia, vaan tunnistaa juuri tälle kunnalle parhaiten sopiva tuotantotapa.
Miten analyysi etenee vaihe vaiheelta?
Kuntasektorilla make or buy -analyysi toteutetaan tyypillisesti neljässä vaiheessa.
1. Nykytilan analyysi
Ensin selvitetään palvelutuotannon nykytila. Tyypillisesti tarkastellaan esimerkiksi kustannusrakennetta, henkilöstöresursseja, palveluvolyymeja, olemassa olevia sopimuksia ja ostopalveluja sekä tiloja ja kalustoa. Tässä vaiheessa muodostetaan myös yksikkökustannuksia, joiden avulla omaa tuotantoa voidaan verrata markkinahintoihin. Ilman tätä vertailua päätöksenteko perustuu liian usein mielikuviin, ei tietoon.
2. Markkinakartoitus
Seuraavaksi arvioidaan, millaiset markkinat palvelulle on olemassa. Onko alueella toimivia palveluntuottajia? Millaisia sopimusmalleja käytetään? Millainen hintataso on? Monissa hankkeissa toteutetaan myös markkinavuoropuhelu, jossa palveluntuottajien näkemyksiä kuullaan jo ennen mahdollisia kilpailutuksia. Tämä vähentää epävarmuutta ja parantaa kilpailutuksen onnistumista.
3. Vaihtoehtoisten mallien vertailu
Tässä vaiheessa tarkastellaan erilaisia toteutusmalleja rinnakkain: oma tuotanto, ulkoistaminen, osittainen ulkoistus, kuntien välinen yhteistyö tai inhouse-yhtiö. Vaihtoehtoja arvioidaan sekä taloudellisesti että toiminnallisesti.
4. Vaikutusten arviointi
Pelkkä kustannusvertailu ei riitä päätöksenteon pohjaksi. Siksi analyysissä tarkastellaan lopuksi myös vaikutuksia palvelun laatuun, henkilöstöön, kunnan ohjausmahdollisuuksiin sekä riskeihin. Lopputuloksena syntyy kokonaisarvio, jonka pohjalta kunta voi tehdä perustellun strategisen päätöksen.
Esimerkkejä kuntasektorin analyyseista
Make or buy -analyyseja on viime vuosina tehty erityisesti teknisen sektorin palveluista. Tyypillisiä tarkasteltavia kokonaisuuksia ovat:
- Kiinteistöjen ylläpito ja huolto: oma kiinteistönhoito vai ulkoistettu palvelu tai inhouse-yhtiö?
- Siivouspalvelut: kunnan oma palveluyksikkö, kilpailutettu palvelu vai hybridimalli?
- Rakentamisen ja kunnossapidon palvelut: oma työyksikkö, urakkamalli vai alueellinen yhteistyö?
Käytännön kokemus osoittaa, että lopputulos on harvoin mustavalkoinen. Useimmissa hankkeissa päädytään hybridimalliin, jossa osa palveluista tuotetaan itse ja osa hankitaan markkinoilta.
Miksi make or buy -analyysit ovat nyt ajankohtaisia?
Useat tekijät ovat viime aikoina kasvattaneet kiinnostusta make or buy -analyyseja kohtaan:
- Kuntatalouden kiristyminen pakottaa etsimään säästöjä ja tehostamaan toimintaa
- Henkilöstön saatavuushaasteet muuttavat oman tuotannon edellytyksiä
- Hankintalainsäädännön muutokset, erityisesti in house -yhtiöihin kohdistuvat uudet vaatimukset, pakottavat arvioimaan nykyisiä rakenteita uudelleen
Kun lainsäädäntö muuttuu ja talous kiristyy yhtä aikaa, on parempi tehdä päätökset harkiten kuin reagoida myöhässä.
Make or buy ei ole vain kustannuskysymys
Kokemus kuntasektorin hankkeista osoittaa selvästi, että onnistunut analyysi ei keskity pelkästään euroihin. Yhtä tärkeää on tarkastella, mikä malli tukee kunnan strategiaa, missä palveluissa oma osaaminen on kriittistä, missä markkina toimii hyvin ja miten riskejä voidaan hallita.
Parhaimmillaan make or buy -analyysi auttaa kuntaa löytämään tasapainoisen palvelutuotannon mallin, jossa yhdistyvät kustannustehokkuus, palvelun laatu ja pitkäjänteinen kehittäminen.
Haluatko tarkastella oman kuntasi palvelutuotannon rakennetta?
Autamme sinua muodostamaan selkeän kokonaiskuvan ja tekemään päätökset, jotka kestävät tarkastelun. Ota yhteyttä asiantuntijaamme alta!
