Tehokkaat työkalut: Näin prosessikuvaukset kehittävät kuntien toimintaa
Prosessikuvaukset ovat olleet keskeinen työkalu monilla aloilla aina teollisesta vallankumouksesta lähtien. Sen jälkeen niitä on hyödynnetty laajasti eri aloilla teollisuudessa, liiketoiminnassa, palvelualoilla ja julkishallinnossa. Myös kunnat joutuvat kohtaamaan monia haasteita, kuten toimintaympäristön muutokset, tiukentuva kuntatalous ja osaavan henkilöstön saatavuuden haasteet. Prosessikuvaukset auttavat vastaamaan näihin haasteisiin ja saavuttamaan merkittäviä tuloksia.
Prosessikuvausten avulla voidaan etsiä ja löytää vastauksia keskeisiin kysymyksiin: teemmekö tavoitteissa määriteltyjä oikeita asioita oikein, oikea-aikaisesti, oikealla työnjaolla, tehokkaasti ja ennen kaikkea vaikuttavasti?
Prosessikuvaukset sivistyksen ja elinvoiman kulmakivenä
Kuvauksien avulla voidaan tarkastella, tehdäänkö asioita oikealla tavalla ja oikeaan aikaan. Ne auttavat myös varmistamaan, että työnjako on tehokas ja että toiminta on vaikuttavaa. Esimerkiksi maanhankinnan, kaavoituksen ja rakennuslupaprosessien sujuvuus ovat keskeisiä kuntien elinvoiman kannalta. Päätöksentekoon ja talousarvioon liittyvissä prosessissa voidaan yhdessä kehittää viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden toimivaa roolia. Myös sitä, millä tavalla prosesseissa on jo lähtökohtaisesti huomioitu erilaisten vaikutusten arviointi. Investointien toteuttamiseen ja kiinteistöomaisuuden hallintaan liittyvissä kysymyksissä on tärkeä olla mahdollisimman selkeät, sovitut ja dokumentoidut toimintatavat.
Kasvun ja oppimisen kokonaisuudessa yhteistyö, nivelvaiheiden sujuminen, tarpeellisen tiedon siirtyminen ja tuen sujuva jatkuminen ovat merkityksellisiä. Varhaiskasvatuksen aloittaminen, esiopetukseen, perusopetuksen ala- ja yläluokille sekä toiselle asteelle siirtyminen sekä oppivelvollisuuden toteutuminen ovat nykyisissä sivistyskunnissa keskeisiä prosesseja.
Kuntalaisten hyvinvointiin vaikuttavat monet tekijät, ja prosessikuvaukset ovat arvokas työkalu näiden tekijöiden yhteensovittamisessa eri toimijoiden välillä. Kuntien ja hyvinvointialueiden toimijoiden yhteiset toimintamallit lasten ja nuorten hyvinvoinnin kehittämisessä ja ongelmatilanteisiin tuen tarjoamisessa ovat tällä hetkellä mitä ajankohtaisin ja olennaisen tärkeä tulevaisuuden kysymys. Prosessikuvaukset tarjoavat toimivan työkalun myös tähän yli organisaatioiden ulottuvaan työhön.
Kuvausten kautta asiantuntijaorganisaation vahvistamiseen ja valmentamiseen
Kunnat ovat asiantuntijaorganisaatioita, joissa kehittämiseen liittyvä tieto ja näkemys ovat pitkälti jo olemassa. Kyse on henkilöstön osaamisen ja kokemuksen hyödyntämisestä sekä osallistamisesta. Siksi kuvauksiin on tärkeää saada mukaan kaikki keskeiset toimijat.
Prosessikuvauksia laatimalla voidaan hyödyntää, yhdistää ja dokumentoida olemassa olevaa hiljaista tietoa sekä uusinta näkemystä. Samalla kuvaukset voivat toimia mitä parhaimmalla tavalla perehdyttämisen materiaalina. Edellä mainitut tavat edesauttavat myös henkilöstön työhyvinvoinnin toteutumista sekä valmentavan johtamisen toteuttamista. Kyse on ennen kaikkea jäsentävän ja kehittävän toimintakulttuurin vahvistamisesta.
FCG kuvausten toteuttamisen tukena
Asiantuntijuus asuu jokaisessa kunnassa. Me FCG:llä olemme saaneet olla mukana ja tukena kuntien prosessikuvauksissa. Roolimme on silloin tehdä kysymyksiä ja kuvata yhteisen keskustelun yhteydessä malleja vastausten löytämiseksi, toiminnan jäsentämiseksi ja sen kehittämiseksi. Mallinnetut ja kirjalliset prosessikuvaukset auttavat kuntia saavuttamaan tavoitteensa selkeämmin ja tehokkaammin.
Vanhaa sananlaskua mukaillen, parempi jo yksi prosessi yhdessä kunnolla kuvattuna kuin kymmenen yhdellä mielessä mietittynä.
