Hyvinvointialueiden henkilöstön siirtoon tähtäävä tietomallihanke etenee
Sote -uudistuksen valmistelu on kovaa vauhtia käynnissä eri puolilla Suomea. Sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen tehtävät sekä niitä hoitava henkilöstö siirtyvät uudistuksen myötä kunnista ja kuntayhtymistä hyvinvointialueelle. Osana henkilöstösiirtojen valmistelua hyvinvointialueille henkilöstöään luovuttavat organisaatiot keräävät yhtenevin periaattein ennalta määritetyt tiedot hyvinvointialueille siirtyvistä henkilöistä ja toimittavat ne hyvinvointialueiden käyttöön.
FCG on käynnistänyt hyvinvointialueiden henkilöstön teknistä siirtoa koskevan tietomallihankkeen yhteistyössä kuuden hyvinvointialueen kanssa.
Kyselimme hieman FCG:n asiantuntijalta ja projektipäällikkönä tietomallihankkeessa toimivalta Toni Saalastilta hyvinvointialueiden henkilöstötiedonsiirron ja tietomallihankkeen etenemisestä.
Mistä tietomallihankkeessa on kysymys?
Tietomallihanke on esivaihe varsinaiselle tiedonsiirrolle. Verrattuna edelliseen valmistelukauteen tiedonsiirtoon ei ole tulossa keskitettyä ratkaisua, vaan jokainen alue päättää itsenäisesti, kuinka tiedot siirretään. Tietomalli -hankkeen tarkoitus on paikata tätä ’valuvikaa’ ja määritellä yhtenevät periaatteet tiedonsiirtoon. Vaihe on järjestelmäriippumaton, eikä ota kantaa varsinaiseen tiedonsiirtoon. Mukana on kuusi aluetta, mutta työskentelyn lopputuloksena syntyvä tietomalli sekä ohjeistus tiedon siirtoon on kaikkien hyvinvointialueiden käytettävissä.
Miten päädyit vetämään hyvinvointialueiden tietomallin rakentamishanketta?
Kyseessä on äärimmäisen mielenkiintoinen hanke; itsenäisen Suomen historian suurin hallinnollinen uudistus ja Suomen suurin liikkeen luovutus, totta kai tässä haluttiin olla mukana! Vaikka täytyy myöntää, aikataulu on haastava eikä näkymä tulevista vaiheista voi olla kaikilta osin täysin kirkas. Paljon asioita joudutaan ratkomaan alueiden kanssa lennosta ja se asettaa tekemiselle oman haasteensa.
Olimme mukana jo edellisen valmistelukaudella valmistelemassa tiedonsiirtoa ja tarjoamassa teknisiä ratkaisuja siirtoihin. Valmistelun keskeyttäminen siirsi meillä painopisteen olemassa oleviin sote-organisaatioihin niiden kanssa toteutettaviin tietojohtamisen kehityshankkeisiin. Kun lait ja asetukset menivät kesällä läpi eduskunnassa ja uudistuksen etenemisaikataulu vahvistettiin, oli selvää, että aikataulullinen haaste tulee olemaan valtava. Tässä tilanteessa oli aika luontevaa, että edellisen valmistelukauden oppimaa haluttiin hyödyntää ja että rooli lankesi juuri FCG:lle. Edellisellä valmistelukaudella opittuja asioita ja valmistelukausien välillä toteutettujen kehityshankkeiden ratkaisuja on voitu tuoda käytäntöön myös tässä tietomallihankkeessa ja ne ovat varmasti yksi meidän vahvuuksista myös henkilöstösiirtoihin liittyen, kertoo Toni.
Viittasit edelliseen valmistelukauteen, mikä tällä kertaa on eri tavalla?
Ensinnäkin aikataulu on huomattavasti tiukempi. Mikäli alueilla ei oltu ennakoitu sitä, että lait ja asetukset tulevat menemään läpi ja käynnistetty suunnittelua, valmisteluun jäävä aikaikkuna on todella tiukka. Toki edellisen valmistelukaudella tehty työ on jossain määrin hyödynnettävissä, mutta siitä huolimatta aikataulu on rohkea. Toinen keskeinen ero liittyy tiedonsiirtoon. Edellisellä valmistelukaudella tiedot oltaisiin siirretty keskitetysti, nyt tiedonsiirtoa ei koordinoida kansallisella tasolla. Keskitettyä tiedonsiirtoratkaisua ei ole valmisteilla vaan jokainen alue päättää itsenäisesti tiedonsiirrosta.
Mitä tietomallihankkeen aikana tehdään?
Tietomallihankkeen aikana luodaan yksi yhtenäinen tietomalli, jota alueet voivat käyttää tietoja luovuttavien organisaatioiden ohjeistamiseen ja itse tietojen siirtoon. Tietomalli määrittelee ne tietosisällöt, jotka tarvitaan siirtyvästä henkilöstöstä hyvinvointialueen valmistelun tarpeisiin. Lisäksi tietomallissa otetaan kantaa siihen, mihin muotoon eri organisaatioista kerätyt tiedot halutaan muuntaa, jotta tietoja kyetään tarkastelemaan yhtenä kokonaisuutena organisaatioriippumattomasti. Hankkeen aikana luotu tietomalli on myös vapaasti kaikkien hyvinvointialueiden hyödynnettävissä ja muokattavissa jatkossakin.
Mitä tarpeita tietomalli ja varsinainen tiedonsiirto palvelee?
Tietojen luovuttaminen perustuu lakiin, tarkalleen ottaen taustalla on laki sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta. Itse henkilöstön siirtyminen toteutetaan liikkeen luovutuksena, jossa luovutuksen saaja tarvitsee tietoja siirtyvästä henkilöstöstä, palvelussuhteista ja toiminnoista, jotta integrointia olisi mahdollista suunnitella. Myös tulevan hyvinvointialueen organisaatio tulee suunnitella, ja tietoa tarvitaan siihen. Tavoitteena on, että hyvinvointialueilla on valmius maksaa palkat 1.1.2023 alken, joten tietoa tullaa tarvitsemaan myös operatiivisten järjestelmien käyttöönotossa.
Mainitsit, että aikataulu on tiukka. Mitä muita haasteita siirtoihin ja niiden valmisteluun liittyy.
Keskeinen haaste tietojen siirrossa on, kuinka useista eri tietolähteistä kerätty data saadaan yhtenäiseen muotoon nopeasti ja tehokkaasti. Kunta-alalla on tyypillistä, että jokaisella organisaatiolla on oma HR- tai palkkajärjestelmä ja tietosisällöt poikkeavat merkittävästi toisistaan eri organisaatioiden välillä. Tiedon yhtenäistämistä helpottaa se, jos alueiden tietomallit ovat samanlaiset. Tietomallin merkitys korostuu erityisesti siinä tilanteessa, kun tietoja halutaan käsitellä koneellisesti ilman manuaalista leikkailua ja liimailua. Tietosisällössä on pyritty huomioimaan tiukka aikataulu priorisoimalla tietojen keruu vain välttämättömiin tietoihin ja vaiheistamalla tietosisällön keräämistä niiden tietojen osalta, joita ei välttämättä tarvita vielä ensimmäisessä vaiheessa. Tällä varmistetaan myös se, että henkilöstön siirtoa ei tarvitse tehdä yhdellä kertaa, jolloin vältetään se riski, että tiedot ehtivät vanheta ennen kuin hyvinvointialueen toiminta ehtii käynnistyä. Näin helpotetaan myös luovuttavien organisaatioiden haastetta tuottaa tietoa siirtyvästä henkilöstöstä.
Miten eri alueiden tietotarpeet on sovitettavissa yhteen?
Tietomallihanketta käynnistettäessä oli selvää, että alueet ovat hyvin erilaisia. Alueet ovat eri vaiheessa valmistelua, alueiden henkilöstömäärät vaihtelevat merkittävästi. Toisilla alueilla henkilöstöä voi siirtyä luovuttavien kuntien palveluksista jopa kymmeniä tuhansia, kun taas toisilla alueilla siirtyvän henkilöstön määrä voi olla huomattavasti pienempi. Osalla alueista on yksi integroitu sote-kuntayhtymä, joka vastaa jo tälläkin hetkellä sekä perusterveydenhuollosta että erikoissairaanhoidosta. Näillä alueilla organisatorinen muutos tulee olemaan pienempi kuin niillä alueilla, joissa kuntayhtymiä on useita ja lisäksi sairaanhoitopiiri, joka vastaa erikoissairaanhoidosta. Tarpeet alueilla ovat väistämättä hyvin erilaisia. Tämä ei kuitenkaan muuta sitä, että sama laki ja samat valmistelun vaatimukset koskevat kaikkia alueita, skaala vain on alueilla erilainen.
Miksi järjestelmäriippumaton ratkaisu on hyvä tässä vaiheessa?
Järjestelmäriippumattomuus mahdollistaa myös sen, että lopputulos tietomallista on kaikkien hyvinvointialueiden hyödynnettävissä, vaikka ne eivät itse olisi mukana tietomallin luomisessa tai seuraavassa vaiheessa toteuttamassa tiedonsiirtoa FCG:n kanssa. Hyvinvointialueet ovat vasta organisoitumassa, rahoitukselliset asiat ovat vielä avoinna eikä valmiuksia järjestelmähankintoihin ole tässä vaiheessa olemassa. Tietoja kuitenkin tarvitaan nyt. Järjestelmäriippumattomuus mahdollistaa sen, että henkilöstötiedon siirtoa voidaan valmistella ja toteuttaa jo ennen kuin hyvinvointialueet ovat hankkineet ja ottaneet käyttöön muita järjestelmiä, kuten vaikkapa palkkajärjestelmiä.
Miten tietojen siirto sitten on tarkoitus toteuttaa, jos järjestelmiä ei hankita?
Tiedonsiirtotarve on nyt ja jatkuu näillä näkymin 2022 loppuun saakka. Kyseessä ei siis ole pysyvä tarve. FCG:n tiedonsiirtoprojektit perustuvat yleisesti käytössä oleviin dataratkaisuihin, joita hyödynnetään siirtymävaiheen ajan. Kyseessä on siis palvelu, ei järjestelmähankinta. Toteutettava ratkaisu kulkee hyvinvointialueen valmistelun mukana toimien tiedon välivarastona ja jatkojalostamispaikkana. Tiedon yhdistämisessä ja prosessoinnissa hyödynnetään dataputkia, joiden kautta lähdejärjestelmistä kerätty data kerätään tietovarastoon ja muunnetaan yhteismitalliseen muotoon jatkohyödyntämistä varten. Näin vähennetään huomattavasti manuaalista työtä, eikä henkilöitä tarvitse siirrellä excelistä toiseen. Manuaalista työtä ei tarvitse tehdä enää tietomallin rakentamisen jälkeen, vaan tietoa voidaan päivittää ja säätää koneellisesti. Tiedot voidaan jatkossa tuottaa sellaiseen muotoon, että niitä voidaan tarkastella organisaatioriippumattomasti, jatkaa Toni.
Millä aikataululla valmistelu etenee?
Tietomalli ja siihen liittyvä ohjeistus valmistuu marraskuun alkuun mennessä. Parhaillaan kunnissa ja kuntayhtymissä on käynnissä YT-menettely tietojen luovuttamisen mahdollistamiseksi, Kun YT:t on käyty ja lupa tietojen siirtoon on olemassa, voidaan tietojen siirto konkreettisesti käynnistää. Tavoitteena on, että ensimmäiset siirrot on tehty jouluun mennessä, koska tietoja tarvitaan kipeästi päätöksentekoa ja aluevaltuustoille maaliskuussa esiteltävää siirtosuunnitelmaa varten. Siirtoja tullaan tekemään useammassa aallossa 2022 aikana, kertaalleen siirrettyjä päivitetään ja tietosisältöä laajennetaan valmistelun edetessä.
