Mirella Miettinen: Bioanalyytikosta tietosuojavastaavaksi

Järvenpään kaupungin tietosuojavastaava Mirella Miettinen on toiminut tehtävässään vuoden 2016 syksystä. Sitä ennen hän työskenteli terveydenhuollossa bioanalyytikkona 15 vuoden ajan.

Bioanalyytikkona Mirella Miettinen teki paljon työtä automatiikan ja laadunhallinnan parissa ja osallistui potilasturvallisuusasioihin. Halu olla mukana kehittämässä terveydenhuoltoa innosti opiskelemaan lisää ja hän valmistui terveystieteiden maisteriksi Itä‐Suomen yliopistosta pääaineenaan terveydenhuoltotiede. Opinnot sisälsivät lakiopintoja ja kokonaisuuteen kuuluivat tietosuoja‐asiat.
‐ Kun näin ilmoituksen avoimesta tietosuojavastaavan paikasta, en edes tiennyt tällaisesta työtehtävästä. Innostuin, koska uskoin, että työkokemukseni sopii tehtävään loistavasti.  Muistan kiittäneeni tulevaa esimiestäni työsopimusta allekirjoittaessani, koska toista näin mielenkiintoista tehtävää tuskin ihan heti vastaan, Mirella Miettinen kertoo. Viimeiset kolme vuotta ovat osoittaneet arvion oikeaksi.

Tietosuojavastaavan työ – haastavaa ja merkityksellistä

Mirella kertoo ratkovansa työssään paljon henkilörekisterien muodostumiseen ja suojaamiseen liittyviä asioita. Viime aikoina haasteita työhön ovat tuoneet erityisesti henkilörekisterit, joihin liittyy yhteistyö toisten rekisterinpitäjien kanssa tai rajapinnat toisiin rekisterinpitäjiin. Tietosuojavastaava tukee henkilötietojen lainmukaista käsittelyä kaupungissa eri toimialoilla. Hän jakaa organisaatiossaan tietoa henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä ja ohjaa työntekijöitä tietosuojaa ja tietoturvaa käsittelevään peruskoulutukseen. Eri toimialojen substanssin ja erityislainsäädännön sisäistäminen vie aikansa. Jos toimialalla ei ole selkeästi kuvattu palveluprosesseja, se vaikeuttaa tuen antamista.

Mirella Miettinen arvioi, että hankintoihin ja sopimuksiin liittyvät tietosuojaa koskevat arvioinnit tulevat lähitulevaisuudessa työllistämään häntä entistäenemmän.
‐ Pidän erityisesti tehtävän monipuolisuudesta. Siitä, että saa ratkoa asioita, tukea muita, kehittää, analysoida toimia. Saan vaikuttaa organisaation toimintaan ja toisten ajatuksiin. Koen, että tässä työssä voi vaikuttaa yhteiskunnallisesti tärkeisiin asioihin. Ihmisten yksityisyyden hallitseminen digitaalisen tiedon maailmassa vaatii entistä tarkempia suunnittelutoimia, Mirella Miettinen jatkaa.

Tietosuojavastaava – älä jää ilman vertaistukea

Tietosuojavastaavan kannattaa verkostoitua ja tehdä yhteistyötä muiden tietosuojavastaavien kanssa. Mirella Miettisen mielestä on järkevää peilata omia ajatuksia toisten kanssa etenkin silloin, kun omasta työyhteisöstä ei löydy samojen asioiden parissa työskenteleviä. Kunnissa on iso organisaatio, paljon erilaista toimintaa ja lainsäädäntöä.
‐ Kaikilla tietosuojavastaavilla on taustoistaan ja käsittelemistään asioista johtuen erilaisia vahvuuksia. On hyvä, kun on mahdollisuus olla yhteydessä asiaa lähemmin  tuntevaan kollegaan. Verkostoista saa tietoa ajankohtaisista asioista, henkistä voimaa ja käytännön apua dokumentaation luomiseen. Yhteistyön merkitys korostuu siksi, että GDPR‐lainsäädännön mukainen tietosuojavastaavan tehtävänkuva on uusi ja tietosuojavastaavista on rakentumassa uusi ammattikunta.

‐ Tietosuojavastaavat suunnittelevat uusia työprosesseja ja jopa uudenlaista työkulttuuria. Esimerkiksi tietoturvaloukkausten käsittely vaatii monilla aloilla uudenlaisia tapoja toimia. Turvallisuuteen orientoitunut työkulttuuri tekee mahdolliseksi uusien toimintatapojen luomisen. Keski‐Uudenmaan tietosuojavastaavat tekevät yhteistyötä keskenään. He jakavat ajatuksiaan yhteisellä alustalla ja tapaavat useamman kerran vuodessa.

‐ Olemme pohtineet yhdessä toiminnan riskejä esimerkiksi liittyen sähköpostiviestintään ja kameravalvontaan, koska nämä ovat asioita, jotka kohdistuvat kaikkiin meihin kuntalaisiin. Ajattelemme myös niin, että on järkevää luoda yhteisiä käytäntöjä alueella, jossa työntekijät saattavat vaihtaa työpaikkaa kunnasta toiseen. Saamme myös tukea yhteisestä linjasta, kun edistämme uusiaasioita omissa organisaatioissamme.

Keski‐Uudenmaan kunnat järjestävät yhdessä tietosuojaan liittyviä koulutuksia, näin säästetään huomattavasti koulutuskuluissa. Mirella Miettinen pitää yhteyttä muiden organisaatioiden tietosuojavastaavien ja muiden tietosuoja‐ ja tietoturvaammattilaisten kanssa somekanavien kautta sekä tapaan heitä alan tapahtumissa ja koulutuksissa.

Kasvata osaamistasi

Miettinen käy säännöllisesti tietosuojaan liittyvissä koulutuksissa, koska opittavaa on paljon ja uusia tulkintoja henkilötietojen lainmukaiseen käsittelyyn liittyen tulee koko ajan.
‐ Mitä enemmän näkee erilaisista näkökulmista asioita, sitä helpompi on työstää omia ratkaisuja ja muotoilla rekisterinpitäjän tukena ymmärrettäviä prosesseja, ohjeita ja lomakkeita.

Mirella Mettinen näkee, että tietosuojavastaavan tehtävä olisi liian haastava ilman koulutusta.
‐ Lainsäädännön soveltaminen on turhan vaikeaa pelkän lainsäädännön lukemisen pohjalta. Koulutuksissa saa kuulla käytännön esimerkkejä ja asioita yksinkertaisesti selitettyinä. Koulutuksissa voi peilata omia suunnitelmia aiheeseen liittyen. Tietosuojavastaavalta vaaditaan vahvaa osaamista ja taitoa perustella asioita vakuuttavasti. Kouluttautuminen tukee oman ammatti‐identiteetin kasvua.

‐ Tietosuojavastaavan tulee pystyä vahvasti uskomaan asiaansa, jotta saa vietyä sanomaa eteenpäin, sillä vasta‐argumentointi on vahvaa. Tietosuojavastaava joutuu puuttumaan eri alojen erityisasiantuntijoiden ja kokeneiden johtajien työkenttään. Asioita on pystyttävä katsomaan toisen näkökulmasta ja suhteutettava tietosuoja‐ajatukset toisen näkökulmaan. Vahva ja osaava asiantuntija pystyy ymmärtämään toisten virheitä ja myös myöntämään omat virheensä, korjaamaan ne asiallisesti ja oppimaan niistä.

Mirella Miettinen pitää tietosuojavastaavan työssä tärkeänä vuorovaikutukseen ja johtamiseen liittyvää osaamista.
‐ Omasta taustastani laadunhallinnassa, Lean‐ajattelussa ja prosessien hallinnassa on ollut hyötyä. Osaamiseni muissa turvallisuusasioissa, kuten potilasturvallisuudessa ja työturvallisuudessa, tukee tietosuojatyötä.

Miettinen ajattelee hyötyneensä tietosuojasäännösten ymmärtämistä tukevien koulutusten lisäksi erityisesti riskienhallinan ja viestinnän koulutuksista. Julkisilla toimialoilla osaamista tulee olla myös julkisuusperiaatteesta ja tiedonhallinnasta. Kyberturvallisuusasiat antavat näkökulmaa tietosuojatoimien tärkeydelle. Koulutuksissa Miettinen pyrkii hyödyntämään tauot keskustellen muiden ammattilaisten kanssa.
‐ Näissä tilanteissa on mahdollisuus peilata asioita niiden kanssa, jotka painivat samojen haasteiden kanssa omissa organisaatioissaan. Tietosuojavastaaville kohdennetuissa koulutuksissa on hienoa kuulla toisten kokemuksista ja harjoitella itse kertomaan asioita ymmärrettävästi. Jokainen koulutus on tilaisuus verkostoitua.

Tietosuojavastaavan koulutusohjelma – tavoitteena käytännönläheisyys ja innostavuus

Mirella Miettinen on ollut mukana FCG:n järjestämän Tietosuojavastaavan koulutusohjelman suunnittelussa.
‐ On hienoa, että FCG halusi ottaa Tietosuojavastaavan koulutusohjelman suunnitteluun tietosuojavastaavan näkökulman. Olen aina pitänyt siitä, että FCG on ollut lähellä erityisesti kuntien tietosuojavastaavia, joiden resurssit suhteessa työmäärään ovat huomattavan pienet. Myös kunnan päätöksentekoprosessi voi vaikuttaa ratkaisujen etenemiseen. Julkisella puolella ei kyetä toteuttamaan asioita samalla tavalla kuin yksityisellä sektorilla.

Suunnittelussa Mirella Miettinen on pyrkinyt vaikuttamaan ohjelman käytännönläheisyyteen ja sisältöön, jossa on sekä perustietoa että ajankohtaisia asioita. Ohjelman sisältö on rakennettu niin, että se vaikuttava huolimatta tietosuojavastaavan koulutustaustasta.

Tietosuojavastaavan koulutusohjelma antaa Mirella Miettisen mielestä pohjan tietosuojasäännösten ymmärtämiselle ja kattavan kuvan työn sisällöstä.
‐ Koulutuksessa saa myös valmiita malleja ja esimerkkejä. Pyrin vaikuttamaan myös siihen, että koulutusohjelman sisältö kertoisi innostavasti haastavasta ja usein kuormittavastakin työstä.

Mirella Miettisen mielestä riskilähtöinen ajattelu ja tietosuojaa koskevat arvioinnit ovat erityisen tärkeitä aiheita koulutusohjelmassa. Niistä on paljon esimerkkejä eri puhujilta. Hän kehottaa myös hyödyntämään mahdollisuuden ajatustenvaihtoon toisten tietosuojavastaavien kanssa.
‐ Koulutusohjelma on loistava tilaisuus verkostoitua muiden tietosuojavastaavien kanssa, sillä sama porukkaa tapaa useana päivänä. Verkostoituminen on hyvä syy osallistua koulutusohjelmaan, jos tuntee tekevänsä työtään yksin. Päivien aikana suosittelen kysymään ja vaihtamaan ajatuksia muiden kanssa sekä auttamaan muita heidän mieltään askarruttavien asioiden kanssa. Kun auttaa muita, saa itsekin tarvittaessa apua. Apua antaakseen ei tarvitse tietää oikeaa vastausta ‐ avuksi riittää jo se, että kuuntelee toisen ongelman ja esittää hänelle kysymyksiä. Näin ratkaisut ongelmiin usein löytyvät. Tietosuojavastaavan yksi tärkeä perustaito onkin osata kysyä hyviä kysymyksiä.

Tietosuojavastaavan koulutusohjelma alkaa 2.9. Siihen kuuluu kolme kahden päivän lähiopintojaksoa syksyn aikana.