Työkaverina ohjelmistorobotti
Hämeen ammattikorkeakoulu on käyttänyt Kuntarekryä rekrytoinneissaan vuodesta 2011. Henkilöstöpalveluissa havahduttiin rekrytoinneissa tilanteeseen, jossa rutiininomainen työ vei aikaa keskeisimmiltä töiltä. Työsopimuksen tiedot tuotiin manuaalisesti Kuntarekryn täyttölupahakemukselta työsopimuspohjaan palkkaohjelmaan. Tämä prosessi haluttiin automatisoida.
Esikuvana ohjelmistorobotti Airi
Robotiikan kehittäminen sai alkunsa Airi-robotista, joka työskenteli erään yrityksen arkistossa tehtävänään arkistoida insinööritoimiston piirustuksia.
– Työ oli yksitoikkoista, mutta Airi vaikutti tyytyväiseltä ja tehokkaalta. Työnantaja kiitteli virheettömästä työstä ja esimies vakuutti, että työskentely Airin kanssa on helppoa ja vaivatonta, kirjoittaa Hämeen ammattikorkeakoulun henkilöstöpäällikkö Henna Tanhuanpää blogissaan.
Henna kuunteli seminaariesitystä Airista ja pohti, voisiko vastaavanlaisesta työkaverista olla heille apua. Airin kaltainen oli henkilöstöpalveluille täysin tuntematon. Heillä ei ollut aiempaa kokemusta ohjelmistorobotista, joten he päättivät pyytää apua robotin kehittämiseen omilta tietojenkäsittelyn opiskelijoiltaan.
Robotti on opiskelijoiden kehitystyön tulos
Projekti sai alkunsa viiden ulkomaalaistaustaisen opiskelijan voimin. Opiskelijat työstivät robottia opiskelijatyönään ja henkilöstöpalveluiden tiimi antoi projektille substanssiosaamisen. Henkilöstö oli myös tiiviisti mukana testauksessa. Siviilipalvelushenkilö on jatkanut robotin kehittämistä ensimmäisten testausten jälkeen.
Kehitysprojektin tuloksena robotti nimeltä Daisy kiinnitettiin osaksi HAMK:n henkilöstöpalvelua. Hänelle on laadittu tehtävänkuva, henkilökohtaiset tavoitteet ja kehittymissuunnitelma, aivan kuin kelle tahansa työsuhteiselle henkilölle.
Robotti säästää aikaa henkilöstöpalveluiden prosesseissa
Hämeen ammattikorkeakoulun henkilöstökoordinaattori Nina Tonder on Daisyyn tyytyväinen.
– Ohjelmistorobotti Daisya käytetään tietoturvasyistä vain toimistolla. Daisylla on oma kone paikan päällä ja prosessi käynnistetään koneen ääreltä. Daisyn työaika on parisen minuuttia verrattuna manuaaliin työhön, johon kuluu aikaa moninkertainen määrä. Daisy säästää aikaamme muuhun työhön, kuten ihmisten kohtaamiseen ja työn kehittämiseen, Nina Tonder kertoo.
Robotiikkaa on HAMK:ssa hyödynnetty laajemminkin. Yhtenä robotiikan kohteena ovat olleet henkilöstön osaamismerkit, joilla seurataan henkilöstön osaamisen kehittymistä. Toiminta-ajatuksena on, että robotti kerää tietoa Open Badge Factory -tietokannasta ja yhdistää sen HAMK:n omaan dataan. Robotti toimii UiPath-alustalla. Robotiikkaprojektit ovat toistaiseksi sidottuja opiskelijaprojekteihin.
– Kannustamme myös muita rohkeasti kokeilemaan robotiikkaa. Kehittäminen vaatii ehkä vähän ulkopuolisen silmin katsomista, jotta pystyy näkemään prosessit, joissa automaatiota voitaisiin hyödyntää. Meillä opiskelijat ovat robotiikan kehittämisen voimavarana. Heiltä saamme myös ulkopuolista näkökulmaa prosessien kehittämiseen. Keskustelemme mielellämme aiheesta lisää, joten kannustan ottamaan meihin yhteyttä. Kuulemme myös mielellämme, miten muualla on hyödynnetty robotiikkaa, Nina Tonder toteaa.
Kuntarekryn oma ohjelmistorobotti työnhakijoille
Henkilöstöpalveluiden manuaalinen prosessi saatiin automatisoiduksi, kun työsopimuksen tiedot onnistuttiin siirtämään ohjelmistorobotin avulla Kuntarekry-palvelusta palkkajärjestelmään. Jos organisaatiossasi on vastaavanlaisia tarpeita, kannattaa kartoittaa, voisiko ohjelmistorobotista olla apua. Parhaimmassa tapauksessa saatte uuden työkaverin, jota pääsette kouluttamaan ja kehittämään määrittelemiinne tehtäviin.
Ohjelmistorobotiikkaa on kehitetty myös FCG:llä, sillä FCG Talentin ohjelmistokehittäjätiimi on kehittänyt ohjelmistorobotin, joka palvelee Kuntarekryn työnhakijoita kuntarekry.fi-sivustolla. Robottiin voi tutustua sivustolla Kysy apua -toiminnon kautta.
