Tarkempaa henkilöstöbudjetointia ennustealgoritmin avulla
Hyvinvointialueiden vuoden 2024 tilikauden valmistelu on viime viikot ollut kiivaimmillaan. Julkista keskustelua ovat hallinneet hyvinvointialueiden rahoituksen määräytymiseen esitetyt lakimuutokset, jotka liittyvät siirtymätasauksiin, rahoitusta vääristäviin tietoihin ja laskuvirheisiin. Lisäksi valmisteltujen talousarvioiden merkittävä, yhteensä yli miljardin, alijäämä ja siihen liittyvät sopeuttamistoimet ovat varjostaneet valmistelua. Hyvinvointialueiden rahoituspaineet ovat pidemmällä aikajänteellä riski myös kuntataloudelle.
Kaiken tämän keskellä hyvinvointialueiden talous- ja henkilöstöhallinto sekä esihenkilöt läpi organisaation työskentelevät saadakseen aikaan budjetin, jonka avulla voidaan tuottaa lakisääteiset palvelut. Vaikka resurssien riittämättömyys on ilmeistä, eikä suunnitteluprosessi, toimintamallit ja työkalut muuta kurjuutta kummemmaksi, korostuu suunnittelussa yksi kysymys: Kuinka realistisia ja tarkkoja ovat kustannustiedot, joiden pohjalta suunnittelua tehdään?
Puutteellinen tietopohja ja yhteiset toimintamallit
Talousarviokeskustelu kiihtyy yleensä syksyllä valmistelun edetessä kohti talousarvioiden vahvistamista. Keskustelu peittää alleen usein sen tosiseikan, että talousarvion valmistelu alkaa organisaatioissa jo keväällä. Valmistelun pohjaksi talous- ja henkilöstöhallinto tuottaa tietopohjan, joka pohjautuu tyypillisesti edellisen 12kk kustannusten toteumaan. Suunnittelun käynnistysvaiheessa hyvinvointialueilla on ollut käytettävissä toteumatietoa vasta muutaman kuukauden verran. Ehjä 12kk puuttuu suunnittelun tietopohjasta.
Henkilöstöbudjetin valmistelusta vastaavat esihenkilöt organisaation eri tasoilla. Osa esihenkilöistä rekrytoitiin valmisteluvaiheessa, osa haki omia tehtäviään ja osa siirtyi henkilöstön mukana nykyiseen positioonsa. Henkilöstöä siirtyi isoimmilla hyvinvointialueilla yli 40:stä organisaatiosta, joista jokaisella on ollut toisistaan poikkeavat ohjeistukset ja toimintamallit henkilöstöbudjetin valmisteluun liittyen. Hyvinvointialueen talousarvion valmistelussa keskenään hyvin erilaiset lähtökohdat omaavien esihenkilöiden tulee viedä läpi valtava yhteissuunnitteluprosessi. Rahoituksen puute ei siis ole ainoa haaste talousarvion valmistelussa. Suunnittelu tarvitsee tuekseen yhteisen prosessin ja sitä tukevat työkalut.
Diip yhdistää talouden tunnusluvut ja henkilöstömäärät
Diip henkilöstösuunnitteluohjelmisto automatisoi tietopohjan luomisen suunnittelun alkuvaiheessa tuomalla tarvittavat tiedot suoraan operatiivisista taustajärjestelmistä. Tuotteeseen sisäänrakennettu ennustealgoritmi tuottaa työntekijäkohtaisen päivähinnan, jota voidaan hyödyntää suunnittelussa täyttämään toteutumattomien kuukausien kustannustiedot suunnittelun tietopohjaan. Yhdistämällä henkilöstön nuppiluvut ja päiväkohtaisen hinnan diip mahdollistaa henkilöstömääriin pohjautuvan tulevan tilikauden henkilöstömenojen suunnittelun. Diipin tietopohja päivittyy suunnittelun aikana huolehtien siitä, että valmistelijoiden käytettävissä on aina ajan tasaisimmat tiedot henkilöstöstä ja kustannuksista. Tuotteeseen sisään rakennettu prosessi ohjaa tulevan tilikauden suunnittelua taloudellisen raamin asettamisesta yksiköissä tapahtuvaan suunnitteluun ja henkilöstöbudjetin hyväksymiseen saakka.
Diip ohjaa suunnittelua myös tilikauden aikana
Suunnittelutarve ei rajoitu pelkästään talousarvion valmisteluun. Voimakkaasti alijäämäiset budjetit tulevat väistämättä johtamaan tilikauden aikaisiin sopeuttamistoimenpiteisiin. Lisäksi hyvinvointialueiden palveluverkkojen tehostamiseksi valmistellaan merkittäviä rakenteellisia ja toiminnallisia uudistuksia, joista osa astuu voimaan jo tulevan tilikauden aikana. Diip tukee henkilöstömääriin ja – kustannuksiin perustuvaa skenariointia ja suunnittelua tilikauden aikana. diip tuottaa jatkuvasti päivittyvän datan pohjalta seurantatietoa henkilöstökustannusten toteutumisesta sekä ennusteen tulevien kuukausien toteumasta. diip laskee myös suunniteltujen muutosten kustannusvaikutuksen suhteessa asetettuun budjettiin. Mikäli yksikössä tapahtuvat muutokset johtavat hyväksytyn henkilöstöbudjetin ylittymiseen, käynnistää diip muutosbudjetin hyväksyntäprosessin. Muutosbudjettiesityksen hyväksyntäprosessin kautta uudet budjettiluvut päivitetään koko organisaation budjettiin.
Ota yhteyttä ja kysy lisää
