Vuoden 2024 talousarvion kimppuun uusituin työkaluin
FCG on lanseerannut markkinoille uuden ohjelmistotuotteen ennakoivaan henkilöstösuunnitteluun. Tuotetta on hyödynnetty kuluneen vuoden aikana hyvinvointialueiden valmistelutyössä. Ohjelmisto jakaantuu kolmeen päämoduuliin: Analytiikka, ennusteet ja suunnittelu. Yksi keskeinen osa tuotetta on henkilöstöbudjetin laadinta osana talousarvion suunnittelua. Tutustu tarkemmin, miten tuote tukee organisaatiosi henkilöstöbudjetin suunnittelua ja seurantaa!
Haastavat lähtökohdat vuoden 2023 talousarviokierrokselle
Hyvinvointialueiden vuoden 2023 talousarvion suunnittelu on ollut haastavaa. Hyvinvointialueiden toiminnan käynnistämisen kynnyksellä sote-palveluiden rahoitukseen liittyy kokonaisuudessaan paljon epävarmuutta. Julkisesta keskustelua ovat leimanneet rahoituksen riittämättömyys ja alijäämäiset budjetit. 2023 vuoden talousarvion suunnittelu on käytännössä pohjautunut kuntien vuoden 2021 tilinpäätöstietoihin. Tilikauden 2022 ollessa vielä kesken, ei kuluvan vuoden toteuma ole vielä kaikilta osin tiedossa talousarviota laadittaessa. Menoja arvioitaessa suunnitelma on siis pohjautunut kymmenien eri organisaatioiden tuottamaan tietoon. Tilanne on hyvin erilainen kuin organisaatioilla, joilla on käytettävissä 12 kuukauden toteuma edellisen vuoden menojen osalta toiminnan rakenteen säilyessä pääosin muuttumattomana.
2024 talousarvion valmistelu käynnistyy 3kk toteumatiedon pohjalta
Sote-organisaatioiden toimintamenoista noin puolet on henkilöstökuluja, mikä on yksittäisistä kulueristä talousarvion suurin ja sitä kautta myös talousarvion onnistumisen kannalta merkityksellisin. Organisaatioiden normaalissa vuosisyklissä tulevan vuoden talousarvio perustuu edellisen vuoden toteutuneisiin kuluihin. Lisäksi käytettävissä on edellisen vuoden talousarvio ja käyttösuunnitelma. Talousarvion valmistelu käynnistyy tyypillisesti huhti-toukokuussa, jolloin vuoden 2023 tilikautta on eletty kolme kuukautta. Hyvinvointialueen vuoden 2024 talousarvion suunnittelun käynnistyessä ei lähtötilanne juuri ole selkeämpi verrattuna tähän vuoteen: Toteumatietoa ennättää kertyä kolmelta kuukaudelta. Lisäksi suunnittelun käynnistyminen osuu saamaan yhteyteen tiukentuvien hoitajamitoituksien voimaan astumisen sekä ennustetun palvelutarpeen kasvun kanssa.
Koska hyvinvointialueen kustannuspaikka- ja tilikarttarakenteen mukaista toteumatietoa ei ole riittävästi käytettävissä, korostuu tulevan talousarvion valmistelussa kaksi asiaa: Kolmen kuukauden toteumaan perustuva henkilöstökuluennuste ja jatkuvan henkilöstösuunnittelun toimintamalli.
Päivittyvä data ja ennusteeseen perustuva henkilöstösuunnittelu selkeyttämään talousarvion valmistelua
Perinteisesti henkilöstöbudjetin laadinta on ollut hyvin manuaalinen prosessi, jonka toteuttamiseksi monet organisaatiot turvautuvat exceliin. Manuaalisilla vaiheilla on taipumusta lisätä virheiden todennäköisyyttä ja hidastaa prosessia merkittävästi. Budjetin hyväksymisketjun täytyy mennä useiden tasojen läpi, mikä vaikeuttaa kokonaiskuvan hahmottamista tietojen ollessa hajallaan eri exceleissä. Ennusteiden laadinta ja kustannusten arviointi hajanaisen tiedon pohjalta on miltei mahdotonta. Isoissa organisaatioissa haasteet kertaantuvat.
FCG:n henkilöstösuunnittelutuotteessa suunnittelu perustuu automaattiseen suunnitteluprosessiin ja organisaatioiden operatiivisten järjestelmien tuottamaan dataan. Suunnittelua varten tarvittavaa dataa ei tarvitse erikseen koostaa eri järjestelmistä, se on tuotteessa jo valmiina. Henkilöstön vuosisuunnittelu lähtee liikkeelle edellisen vuoden talousarvion tunnusluvuista, tulevan tilikauden reaaliaikaisesta henkilöstötiedosta, tiedossa olevista muutoksista sekä alkuvuoden toteutuneista palkanmaksutapahtumista. Jos data on puutteellista, pyrkii tuote täydentämään tietopohjaa koneoppimiseen pohjautuvalla laskentamallilla. Tuotteen tekoälypohjainen laskentamalli pilkkoo maksutapahtumat henkilön päiväkohtaiseksi ennusteeksi, joka yhdistetään resurssitietoon ja ryhmitellään tili-, nimike-, ammattiluokka- ja organisaatiohierarkian kautta kustannuspaikkakohtaisiksi kuluennusteiksi. Lopputuloksena on henkilöstöbudjettiraami, joka ohjaa henkilöstösuunnittelua yksiköissä. Julkaistu raami siirtyy tuotteessa yksiköiden esihenkilöille, jotka mitoittavat henkilöstöresurssit annetun taloudellisen raamin sisään. Valmiit yksikkökohtaiset suunnitelmat käyvät läpi hyväksyntäkierroksen, kunnes kaikki tasot on lukittu ja koko suunnitelma voidaan hyväksyä. Tarvittaessa tiedot voidaan viedä taloussuunnittelujärjestelmään, tietovarastoon tai tietoaltaaseen.
Jatkuva suunnittelu reaaliaikaiseen kustannus- ja henkilöstötietoon pohjautuen
Hyvääkin suunnitelmaa tulee arvioida ja korjata, kaikkea ei voi ennakoida. Tilikauden aikana tapahtuu paljon henkilöstöstä lähtöisin olevia budjetoimattomia muutoksia, joiden kerrannaisvaikutus isoissa organisaatioissa on kustannusmielessä varsin merkittävä. Muutosten kustannusvaikutus on jatkuvan suunnittelun ja seurannan näkökulmasta tärkeää tunnistaa. Diipin tuottama ennuste ei jää ainoastaan vuosisuunnitteluvaiheeseen, vaan se ohjaa toimintaa myös tilikauden käynnistyttyä. Kerran kuukaudessa päivittyvä pohjatieto korjaa ennustetta samalla kuin tuote mahdollistaa tiedon jakelun organisaatiohierarkian eri tasoilla työskenteleville esihenkilöille, eli sinne missä henkilöstökulujen toteutumisen kannalta keskeisiä päätöksiä tehdään. Ennusteen pilkkomaa päivähintaa voidaan hyödyntää myös yksittäisten henkilöstömuutosten kustannusvaikutusten arvioinnissa suhteessa asetettuun budjettiin. Tuotteen avulla muodostuu eri puolille organisaatiota yhteinen tilannekuva, jonka pohjalta on mahdollista rakentaa vaihtoehtoisia skenaarioita ja muodostaa skenaarioille budjetäärinen hinta-arvio.
Hyvän henkilöstösuunnittelujärjestelmän avulla säästät organisaatioltasi selvää rahaa! Tutustu diip -henkilöstösuunnitteluohjelmistoon tarkemmin ja jätä meille yhteydenottopyyntö.
